Informatica MAG / Casi di eccellenza
Al Comune di Muggiò il software di gestione documentale è strumento di lavoro e protagonista del manuale di gestione documentale
L’esperienza del Comune di Muggiò: trasformare la Gestione Documentale ed il relativo Manuale da adempimento di legge a strumento di collaboration operativo a disposizione di tutto l’Ente (non solo dell’Ufficio Protocollo) ai fini di una gestione digitale dei documenti.
Da anni presso il Comune di Muggiò è in uso il sistema gestionale Sicraweb del Gruppo Maggioli. Con il tempo però è emersa la necessità di verificare in modo approfondito l’utilizzo del sistema all’interno dell’Ente ed al termine dell’intervento di supporto fornito dal team dell’Area Consulenza e Supporto Organizzativo del Gruppo Maggioli, centrato su un utilizzo evoluto della piattaforma, ha riportato al centro dell’attività il documento digitale, realizzando quindi una coerenza tra strumento informatico e Manuale di Gestione Documentale dell'ente Locale.
- Di seguito l’intervista alla Dottoressa Giovanna Italiano, Segretario Generale del Comune di Muggiò, che ha seguito e coordinato all’interno dell’Ente il progetto.
Da dove nasce la necessità di un intervento di questo genere?
Da tempo presso l’Ente è in uso la Piattaforma Applicativa Sicraweb EVO del Gruppo Maggioli per vari ambiti applicativi, compresa la gestione documentale. Con l’obbligo della Redazione del Manuale di Gestione Documentale, si è deciso di approfondire, all’interno dell’Ente, quanto veramente la gestione del documento digitale fosse un obiettivo comune e, di conseguenza, se la piattaforma fosse opportunamente configurata per essere il vero strumento trainante di tutti i procedimenti digitali all’interno dell’Ente.
Quali sono gli ambiti e le attività che avete ritenuto di approfondire con la richiesta di consulenza e supporto organizzativo agli esperti del Gruppo Maggioli?
Per raggiungere l’obbiettivo previsto si è reso necessario un check up tramite un audit interno, con la collaborazione dei Consulenti del Gruppo Maggioli, per poter “fotografare” la situazione dell’Ente. Non solo: l’elemento fondamentale e trainante di tutto il progetto, è stata la condivisione di quali fossero gli obiettivi finali da raggiungere, sia a livello organizzativo che operativo nell’Ente.
Come è stata realizzata l’attività? Qual’è stata la partecipazione da parte del personale dell’Ente?
L’attività dei Consulenti Maggioli si è svolta sostanzialmente in 5 step: una prima fase di Check Up / Audit interno e condivisione degli obiettivi cui è seguito un intervento del personale del Delivery del Gruppo Maggioli per la messa in esercizio dei primi cambiamenti. Terminata la parte di intervento sul software, si è ritenuto opportuno effettuare un intervento formativo su temi della Gestione Documentale, svolto da un docente con conoscenze anzitutto sul tema oggetto del corso ma a grandi linee anche del software, in modo da poter fornire ai partecipanti un immediato collegamento tra la parte teorica e le funzionalità del software. A rafforzamento ulteriore del legame tra teoria e pratica è nuovamente intervenuto il Delivery del Gruppo Maggioli per formare alle nuove funzionalità del software. Infine, il momento chiave, ovvero la verifica congiunta degli obiettivi raggiunti e, dato il risultato estremamente positivo, la conseguente chiusura del Progetto. Come si può vedere, tutto l’Ente è stato coinvolto nel progetto e l’attività di Audit interno è risultata di forte stimolo al cambiamento in quanto il personale ha colto l’occasione per effettuare una verifica e un confronto di quali fossero le attività svolte fino a quel momento sui temi in questione.
Veniamo alla parte interessante: quali sono stati i cambiamenti prodotti dopo l’intervento del Gruppo Maggioli? In altre parole, qual è il “valore” che ha generato questa attività di supporto?
Durante le varie fasi del Progetto all’interno dell’Ente sono state attivate dall’applicativo le procedure per una vera gestione digitale dei documenti (eliminazione completa della carta), ponendo anche le basi per la divulgazione all’interno dell’Ente del concetto fondamentale di fascicolazione. Il tutto integrato con l’adeguamento della Gestione Documentale, garantita dal software Sicraweb, che comprende anche la gestione della ricezione documenti dall’esterno.
Sulla base della sua esperienza, ritiene che questa attività sia nata a seguito di una vostra specifica necessità o il bisogno espresso dal Comune di Muggiò può essere il bisogno di moltissime altre Amministrazioni?
Sicuramente questa esperienza può essere utile anche ad altre Amministrazioni. Tutti noi quotidianamente utilizziamo applicativi software ma non sempre siamo nella condizione di operare in ottica realmente digitale. Il miglioramento ottenuto con questo progetto invece è stato proprio questo: aver costruito l’attività dell’Ente su una Gestione Documentale veramente “digitale”. In conclusione, la buona riuscita del progetto è sicuramente merito del personale del Comune di Muggiò che ha creduto fortemente negli obiettivi condivisi, a partire dal Segretario Generale. Ma non è assolutamente secondaria la collaborazione in maniera rapida e coordinata tra il Delivery del Gruppo Maggioli, che possiede il know how operativo delle procedure e il team di Consulenti, driver dell’attività di Audit, esperti di analisi e ridisegno dei processi e facilitatori nella definizione degli obiettivi da perseguire e verificare. Un valore, quello dell’integrazione tra Informatica ed Organizzazione interna dell'Ente Locale, che caratterizza il Gruppo Maggioli e da sempre lo pone all’avanguardia nell’attività di transizione digitale della Pubblica Amministrazione.
28 dicembre 2023
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28/12/2023 09:36:19 by
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