Ancor prima che l’analisi dell’organizzazione generale degli Enti e la mappatura delle attività svolte dagli uffici divenissero attività fondamentale ai fini dello smart working, il Comune di Forlì ha avviato un progetto finalizzato a verificare la coerenza della propria organizzazione rispetto alle esigenze del contesto esterno e di alcuni moderni principi organizzativi.
E' iniziata una interessante collaborazione tra il Servizio di Supporto Organizzativo del Gruppo Maggioli ed il Servizio Risorse Umane diretto dalla Dirigente Alessandra Neri e nello specifico con l’Unita Sviluppo Organizzativo coordinata da Elisa Tagliaferri.
Oggetto del progetto era l’analisi del valore della struttura, ovvero la verifica che le risorse assegnate ad ogni ufficio impegnassero il proprio tempo in attivita di “valore” (per l’utente o per l’ufficio stesso) o comunque che l’impegno in tali attivita fosse correttamente proporzionato rispetto all’importanza dell’attivita e/o dei volumi di attivita gestiti: “A fronte della richiesta dell’Amministrazione di rivedere l’assetto organizzativo, si è ritenuto opportuno avvalersi della collaborazione di Maggioli per verificare la funzionalità dell’attuale modello e l’impiego delle risorse al fine di elaborare una proposta di macrostruttura orientata ad assicurare la qualità e la puntualità dei servizi ai cittadini e la valorizzazione delle professionalità” commenta la Dott.ssa Neri.
Dal punto di vista operativo, si e proceduto per step: anzitutto sono stati presentati a tutte le figure apicali dell’Ente obiettivi, modalità attuative e fasi del progetto, oltre alla metodologia ed agli strumenti utilizzati (matrice prodotti/servizi, analisi degli sprechi secondo le logiche della lean organization ecc.), sottolineando in particolar modo la modalità partecipativa ed “inclusiva” adottata dalla Maggioli in questa tipologia di progetti.
Successivamente, prima di presentare a tutto il personale (suddiviso in 6 gruppi diversi) il progetto e gli strumenti da utilizzare per raccogliere i dati e le informazioni necessarie all’analisi, sono stati individuati dall’ufficio Sviluppo Organizzativo una serie di “facilitatori”, ovvero delle figure in rappresentanza di gruppi di Unità Organizzative con il compito di supportare i colleghi a loro assegnati nella compilazione delle matrici di raccolta dati.
Queste figure hanno seguito una formazione specifica sulla logica e la modalità di compilazione, finalizzata in particolare a rispondere ad ogni dubbio che sarebbe potuto sorgere al dipendente in difficolta nella compilazione.
A questo punto, redatte e validate dai Responsabili le schede di ognuna delle Unità Organizzative, i consulenti del Gruppo Maggioli sono stati a disposizione del personale per due settimane presso la sede Comunale per incontrare chiunque avesse ulteriori dubbi e domande sulla compilazione o sulle attivita inserite nelle schede. A causa dell’emergenza sanitaria, la raccolta delle schede ha richiesto circa tre mesi.
L’analisi ha richiesto un mese e mezzo di lavoro intenso, per produrre una relazione di circa 700 slides in cui sono stati analizzate 102 unità organizzative per un totale di oltre 600 dipendenti: per ogni Unita sono state effettuate analisi relativamente alle risorse impegnate, alla loro saturazione, all’eventuale accentramento di alcune attivita su una singola risorsa (con conseguenti rischi di colli di bottiglia o paralisi dell’attivita in caso di assenza prolungata), alla frammentazione dei processi su più persone o servizi, alle risorse assegnate rispetto all’importanza dell’attivita (anche utilizzando qualche benchmark per fare raffronti con altre realtà similari), agli sprechi che caratterizzano i processi (e che potrebbero essere ricondotti a cattiva organizzazione del processo, mancata o parziale o inadeguata digitalizzazione o entrambe le cose) nonché altre valutazioni di più alto livello, senza mai – come chiarito fin dall’avvio del progetto a tutti i partecipanti - “dare pagelle” ai dipendenti lavoratori, ma con il fine di rilevare gli elementi di criticità non sempre evidenti dall’interno, o comunque individuati in maniera non obiettiva per varie motivazioni.
Rispetto alla metodologia adottata, la Dott.ssa Tagliaferri evidenzia che “lo strumento d’indagine Maggioli ha restituito all’Ente molteplici informazioni utilizzabili su più livelli, quali: la ridefinizione delle microstrutture dei servizi per i dirigenti, l’individuazione dei processi da razionalizzare e/o digitalizzare, le ipotesi di miglioramento e razionalizzazione, nonché le proposte per la ridefinizione della riorganizzazione dei Servizi e delle aree di posizione organizzativa nell’ambito della macrostruttura comunale. Tale risultato è stato raggiunto anche grazie alla professionalità dimostrata e all’assistenza costante fornita dai consulenti del Gruppo Maggioli, Francesco Beccari e Domenico Vernucci: ciò ha permesso che la compilazione delle schede avvenisse in un contesto sereno e collaborativo da parte del personale”.
Il lavoro si è poi concluso con una serie di proposte di ridisegno della macro-struttura dell’Ente sulla base delle evidenze emerse dall’analisi (riduzione degli uffici, accorpamenti di unità organizzative) seguendo il principio della razionalizzazione e della non-frammentazione delle strutture organizzative e dei relativi processi e sulla base altresì delle indicazioni e priorità fornite dall’Amministrazione comunale, in relazione “alle mutate esigenze normative e di programmazione, a fronte di una situazione sociale ed economica soggetta negli ultimi anni a significativi cambiamenti”.
Ma – ed e questo un elemento che sottolinea ulteriormente l’importanza dell’attivita di analisi organizzativa – la mappatura delle attivita e stata la fonte di informazioni da cui il Comune di Forlì ha successivamente sviluppato l’“analisi della salute organizzativa”, propedeutica alla stesura del P.O.L.A., il proprio piano organizzativo per il lavoro agile.
Dott.ssa Alessandra Neri
Dirigente Servizio Risorse Umane
Comune di Forli
Dott.ssa Elisa Tagliaferri
Unita Sviluppo Organizzativo
Comune di Forli