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Gestione Elettronica Documentale

Servizi

INFORMATICA

INFORMATICA

Via Bornaccino, 101
47822 Santarcangelo di Romagna (RN)
Tel. 0541 628380 – Fax 0541 621153
informatica@maggioli.it

    I nostri servizi di Document & Content Management consentono di organizzare e valorizzare il patrimonio informativo delle Pubbliche Amministrazioni, di Enti Culturali ed Archivistici, di Professionisti e Aziende di ogni dimensione.

    Forniamo consulenza e realizziamo servizi integrati e verticali per un Full Outsourcing dei processi documentali, usando le più evolute tecnologie web based, in conformità alle specifiche tecniche della normativa vigente per la Conservazione di documenti informatici e la Fatturazione Elettronica.

    Il nostro obiettivo è rendere efficienti attività impegnative e costose quali l’archiviazione, la ricerca, la consultazione e la distribuzione di documenti. Recenti studi, dimostrano infatti che migliorare questi processi consente di recuperare una produttività superiore al 60%.

    Questi servizi oggi sono fondamentali per il Responsabile della Transizione al Digitale la nuova figura istituita dall’Art. 17 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), a cui è affidato il passaggio dell’Ente alla modalità operativa digitale.

    Document composition e Delivery multicanale

    Il servizio di ‘Document Composition e Delivery Multicanale’ consente di generare i documenti in formato elettronico e di inviarli in forma cartacea solo ai destinatari a cui non è possibile inviarli tramite P.E.C. o e-mail.

    I principali servizi:

    • Ricezione periodica di spool di stampa, file informatici o data base dai quali impaginare, impostare graficamente i documenti emessi dall’azienda producendo PDF a norma (non modificabili).
    • Invio tramite Posta Elettronica Certificata Massiva dei documenti ai soggetti dotati di indirizzo PEC.
    • Produzione (stampa/imbustamento) e l’invio cartaceo a tariffe ridotte (Posta Massiva, Posta Premarcata, Recapito diretto tramite altre circuitazioni regionali), dei documenti non inviabili tramite PEC, E-mail, Fax o portali.
    • Caricamento automatico dei documenti nel sistema di conservazione e/o in un sistema di workflow e/o Gestione Elettronica Documentale.

    Con il servizio di Digitalizzazione Documenti il caricamento in un sistema di workflow può essere esteso anche ai documenti ricevuti che vengono tolti dalle buste, ripresi digitalmente, indicizzati ed inseriti nel sistema rendendoli disponibili in rete alle aziende che accedono al servizio. La gestione e l’invio di comunicazioni fiscali, amministrative e commerciali mediante piattaforma di Multi Delivery, consente di sfruttare le forme di recapito più consone alla tipologia di documento ed al genere di riscontro necessario, compreso l’invio tramite mail/PEC o tramite Web Services per il deposito nei Portali Regionali (sempre più diffusi).

    Conservazione digitale dei documenti informatici

    È un servizio Saas: la conservazione digitale del Gruppo Maggioli è il primo sistema di conservazione accreditato nel cloud market place di AGID.

    Si basa su un insieme di regole tecniche e normative che consentono di garantire nel tempo l’autenticità dei documenti informatici prodotti e trasmessi, garantendo l’adempimento agli obblighi di legge ed il valore fiscale e probatorio degli stessi.

    Il servizio è nativamente integrato con le soluzioni software del Gruppo Maggioli.

    Questa integrazione garantisce la massima efficienza per la messa in conservazione dei documenti.

    Documenti ai quali si applica:

    • La conservazione dei documenti informatici è applicabile ad ogni fascicolo o documento informatico (firmato o meno) e, al fine di garantire la completezza e la coerenza delle informazioni che si andranno poi a ricercare, da la possibilità di allegare ulteriori documenti, annotazioni, firme, metadati e quant’altro.
    • Registri e Libri (es.: Libro giornale, LUL, registrazioni di protocollo, registri contabili, …)
    • Documenti Fiscali (es.: Fatture elettroniche, notifiche SDI, distinte, ordinativi, …)
    • Dichiarazioni e Atti (es.: Delibere, Determinazioni, Verbali, …)
    • Pratiche e Fascicoli (es.: SUAP, SUE, Fascicoli Elettorali, …)
    • Comunicazioni (es.: PEC, e-mail, circolari, informative, atti giudiziari, …)
    • Documentazione generica (protocollata o meno)
    • Interi titolari di classificazione, adottando il piano di classificazione del cliente (Delibere, Decreti, Ordinanze, Fatture Elettroniche, Contratti, …)

    Attivando un processo di Conservazione digitale gli archivi che per legge vanno composti e tenuti per diversi anni possono essere creati utilizzando direttamente i documenti informatici prodotti dal sistema gestionale, oppure ricevuti dalle controparti, senza la necessità di stamparli ed organizzarli in un archivio fisico e con la possibilità di integrarli con documenti di origine cartacea (DDT, corrispondenza, ricevute, ecc.). Il servizio di conservazione consente un’integrazione nativa ed automatica con tutti i gestionali Maggioli e fornisce modalità di accesso versatili ed adatte per l’alimentazione sia manuale, sia automatica, anche da altri prodotto gestionali o di conservazione.
    Scegliendo un processo di Conservazione digitale integrato si ottengono diversi benefici che consentono una migliore organizzazione dei flussi documentali e degli archivi
    garantendo una maggiore efficienza e risparmio economico.

    I principali vantaggi:

    • VELOCITÀ e SICUREZZA delle trasmissioni dei dati in conservazione.
    • RIDUZIONE DEI COSTI grazie all’azzeramento dei costi di stampa, per la gestione degli archivi tradizionali e dei costi di prelievo e trasporto.
    • RISPETTO DELL’AMBIENTE riduzione dei consumi di carta, stampanti, toner, raccoglitori, mobili e scaffalature.
    • ASSOLVIMENTO agli OBBLIGHI DI LEGGE che prevedono, tra l’altro la costante disponibilità online dei dati conservati, la periodica verifica degli archivi, l’aderenza alla normativa, l’interoperabilità dei sistemi di gestione dei dati conservati, ecc…
    • CERTEZZA DI INTEGRITà DEGLI ARCHIVI perché non esisteranno più documenti non archiviati, archiviati male o fuori posto.
    • TUTELA LEGALE E FISCALE perché in caso di verifica basta collegarsi al sistema ed esibire i documenti conservati o consegnare un cd rom con quanto estratto riducendo i tempi di espletamento di eventuali controlli fiscali in sede o di procedimenti giudiziari.
    • GARANZIA DI CONTINUITÀ OPERATIVA nel tempo perché la piattaforma è sempre aggiornata alle ultime disposizioni legislative e si certifica ai più elevati standard di sicurezza erogando i servizi in Alta Affidabiltà, Business Continuity e con Disaster Recovery e backup giornalieri per il ripristino dei dati anche in seguito a disastri o calamità gravi.

    Come funziona

    Il servizio genera un set di “archivi digitali”, riservato per ogni cliente, per i quali vengono stabilite le modalità di versamento dei documenti (caricamento), le frequenze di chiusura dei pacchetti di conservazione (firma e marca temporale), i tipi di documenti da trattare, ecc…

    Tutti gli archivi sono sempre monitorati ed aggiornati nel rispetto della normativa vigente e tutte le attività che li riguardano sono tracciate in log specifici per ogni cliente, anch’essi conservati.

    A prescindere della modalità di integrazione (o versamento) prescelta, vengono fornite sempre delle credenziali personali utilizzabili per accedere alla propria area di
    conservazione, dove è possibile versare i dati da conservare o ricercarli e scaricarli. Per le integrazioni applicative è fornito un secondo set di credenziali che saranno configurate nel sistema gestionale “sorgente” consentendo quindi di operare nella conservazione (sia in versamento, sia in interrogazione/esibizione) direttamente dal gestionale stesso ed in modo totalmente automatizzabile.

    I messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC) possono essere acquisiti e versati, sia tramite i gestionali che li hanno in carico (es. Protocollo), sia direttamente dal sistema di conservazione, configurando l’apposita sezione nella propria area personale.

    Per ogni versamento che va a buon fine è prevista per legge la produzione di una notifica di versamento, all’atto della presa in carico dei dati, e dell’indice di conservazione firmato digitalmente e marcato temporalmente dal Responsabile del Servizio di Conservazione.

    Attività gestionali incluse nel servizio:

    Oltre a quanto indicato nelle varie modalità operative, il servizio di consultazione digitale prevede:

    • La configurazione delle DESCRIZIONI ARCHIVISTICHE (ex classi documentali)
    • La fornitura delle MARCHE TEMPORALI per la chiusura mensile dei lotti di conservazione per tutti i documenti riconducibili alle classi documentali indicate.
    • L’adozione del MANUALE DELLA CONSERVAZIONE del conservatore, depositato all’atto dell’accreditamento, ed il suo mantenimento ed aggiornamento rispetto al mutare della normativa e delle innovazioni tecnologiche ed operative che si verificheranno nel tempo.
    • L’affidamento all’esecuzione delle ATTIVITÀ DI CONSERVAZIONE ed alla NOMINA DEL TRATTAMENTO DEI DATI, mediante la quale Maggioli riceve dal Responsabile della Conservazione del cliente l’autorità e la designazione a compiere tutto o parte del processo di conservazione dei documenti.
    • L’esecuzione delle attività di Firma Digitale e Marcatura Temporale a CHIUSURA DEI PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE
    • L’esecuzione delle attività di SALVAGUARDIA DEI DATI conservati e le attività atte a garantire la sicurezza e l’impenetrabilità della piattaforma informatica da parte di terzi.
    • L’AGGIORNAMENTO COSTANTE DELLA PIATTAFORMA informatica e del sistema di conservazione applicando le modifiche richieste dagli adeguamenti di legge.

    Digitalizzazione Documenti

    Il servizio di digitalizzazione prevede l’esecuzione di tutte le attività necessarie alla conversione in formato digitale di consistenti quantitativi di documenti cartacei.

    Il ciclo industriale di produzione è monitorato in ogni sua fase e prevede diverse sessioni di controllo in fase di preparazione, di scansione e di indicizzazione.

    I documenti digitalizzati ed indicizzati possono essere caricati in sistemi ECM (Enterprise Content Management), possono essere pubblicati su portali web del cliente, o sul web document center Maggioli per la consultazione tramite Internet.

    L’ambiente di lavorazione è adeguatamente protetto con appositi sistemi di sicurezza attivi e passivi, anti intrusione e anti incendio.

    Tutti i dati di produzione sono duplicati su appositi Back – Up e conservati in ambienti sicuri. Tutte le connessioni Intranet/Internet sono protette con le più evolute tecnologie
    hardware e software.

    Maggioli garantisce il totale rispetto di quanto previsto dalla Legge 675/96.

    Ciclo di lavorazione:

    • Ritiro dei documenti presso la sede del Cliente.
    • Presa in carico, selezione dei documenti, attivazione del processo produttivo.
    • Verifica della conformità e della qualità dei documenti, identificazione e gestione dei documenti non conformi e/o incompleti.
    • Preparazione dei documenti per la scansione, eliminazione clips e punti metallici.
    • Scansione dei documenti tramite scanner rotativi ad alta velocità
    • Conversione in digitale dei documenti in B/N o colori, salvataggio in formato file tiff, pdf, jpeg.
    • Data capture automatico (OCR – ICR – OMR – Barcode)
    • Data entry manuale, assistito e verificato.
    • Associazione indici di ricerca aggiuntivi tramite file/db forniti dal Clienti.
    • Utilizzo file di controllo in linea per eliminazione errori di data entry.
    • Salvataggio immagini e indici in batch di produzione.
    • BackUp di sicurezza.
    • Produzione CD/DVD Autoconsultanti (Software di ricerca e visualizzazione a bordo del supporto).
    • Caricamento di immagini ed indici sul sistema ECM del Cliente o su workflow documentale.
    • Pubblicazione online di immagini ed indici sul Web Document Center Maggioli.
    • Firma digitale per conservazione sostitutiva.

    Ciclo di lavorazione

    • Ritiro dei documenti presso la sede del Cliente.
    • Presa in carico, selezione dei documenti, attivazione del processo produttivo.
    • Verifica della conformità e della qualità dei documenti, identificazione e gestione dei documenti non conformi e/o incompleti.
    • Preparazione dei documenti per la scansione, eliminazione clips e punti metallici.
    • Scansione dei documenti tramite scanner rotativi ad alta velocità
    • Conversione in digitale dei documenti in B/N o colori, salvataggio in formato file tiff, pdf, jpeg.
    • Data capture automatico (OCR – ICR – OMR – Barcode)
    • Data entry manuale, assistito e verificato.
    • Associazione indici di ricerca aggiuntivi tramite file/db forniti dal Clienti.
    • Utilizzo file di controllo in linea per eliminazione errori di data entry.
    • Salvataggio immagini e indici in batch di produzione, backUp di sicurezza.
    • Produzione CD/DVD Autoconsultanti (Software di ricerca e visualizzazione a bordo del supporto).
    • Caricamento di immagini ed indici sul sistema ECM del Cliente o su workflow documentale
    • Pubblicazione online di immagini ed indici sul Web Document
      Center Maggioli
    • Firma digitale per conservazione sostitutiva.
    • Produzione e distribuzione su territorio nazionale di CD/DVD Autoconsultanti.

    Riproduzione Digitale Documentazione Storica

    È possibile riprodurre in digitale ogni genere di documento, volume o rivista.

    L’introduzione di appositi sistemi di scansione a planetario anche per grandi formati consente infatti ai nostri operatori di digitalizzare documentazione storica ed archivistica
    come, ad esempio: • Volumi rilegati • Libri antichi • Pergamene • Giornali • Riviste • Mappe • Manifesti

    L’utilizzo di tecnologie di ripresa ad illuminazione omogenea con luci fredde a led consente la massima garanzia di integrità dell’originale. Appositi sistemi basculanti a “V” di 100/140 gradi permettono la gestione di libri rilegati correggendo la curvatura della pagina dovuta alla costa del libro.

    Le immagini digitali prodotte possono essere generate nei formati file più diversi e diffusi: TIFF – JPEG – PDF – PDFA.

    Le immagini digitali ed i relativi indici di ricerca possono essere pubblicati on-line tramite il Data Center Maggioli oppure scaricati su supporti DVD e HDD.

    I principali servizi:

    • Studio di fattibilità sulla base della consistenza e della qualità degli originali
    • Ripresa digitale a planetario
    • Risoluzione digitale da 300 a 600 dpi
    • Riproduzione digitale in modalità bianco/nero – toni di grigio – colore
    • Raddrizzamento e scontorno delle immagini
    • Conversione formato immagini: TIFF, PDF, JPG, etc.
    • Masterizzazione delle immagini digitali su supporto CD/DVD o HDD
    • Indicizzazione e catalogazione delle immagini
    • Elaborazioni OCR per il riconoscimento automatico del testo
    • Produzione Metadati standard ICCU (schema MAG) o METS
    • Produzione supporti con sistemi di ricerca e visualizzazione
    • Pubblicazione on-line di archivi digitali con motore di ricerca.

    Web document service

    Internet e le tecnologie Web consentono di superare qualsiasi limite alla distribuzione e all’accesso di informazioni e documenti, con evidenti vantaggi e risparmi per le organizzazioni aziendali.

    Tramite l’utilizzo di un browser internet, il Web Document Center Maggioli consente ai propri utenti registrati, abilitati e validati, di accedere ai documenti della propria organizzazione ovunque essi si trovino.

    Le nostre soluzioni Web based, consentono di affidare in outsourcing (oltre all’acquisizione documentale e al data capture) anche la gestione dell’applicativo di Content Management con le massime garanzie di sicurezza, affidabilità ed efficienza.

    Il Web Document Center Maggioli, consente di sfruttare tutte le potenzialità di un evoluto sistema di Content Management senza che il Cliente debba farsi carico “In House” della gestione, della manutenzione, dell’obsolescenza delle tecnologie.

    I principali servizi:

    • Acquisizione digitale ed indicizzazione dei documenti
    • Pubblicazione sul web degli indici e delle immagini dei documenti
    • Garanzia di sicurezza e monitoraggio degli accessi
    • Sicurezza dei back up
    • Tecnologie di storage per il mantenimento On-Line di milioni di documenti
    • Sicurezza e connettività
    • Possibilità di storicizzare Off-Line le informazioni non più indispensabili
    • Software maintenance and system management
    • Help desk

    Vantaggi:

    • Riduzione dei costi IT interni;
    • Riduzione del personale interno dedicato;
    • Riduzione dei costi fissi di gestione;
    • Riduzione dei tempi di ricerca e consultazione;
    • Livelli di servizio garantiti.

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