Comune di Chiaravalle: la consulenza migliora i servizi nel settore entrate e acquisti

Si tratta di una delle primissime esperienze di settimana di miglioramento realizzate presso la Pubblica Amministrazione Italiana; l’ambito di intervento ha riguardato il settore entrate e acquisti.

Obiettivi:
La settimana di miglioramento rapido è stata principalmente finalizzata ai seguenti obiettivi:

• semplificare i processi di lavorazione,
• lavorare “a flusso continuo”,
• migliorare il sistema di riscossione,
• migliorare la gestione delle morosità,
• verificare le potenzialità del nuovo strumento.

Agente del cambiamento:
Il ruolo dell’agente del cambiamento è stato svolto dal segretario comunale, dr. Silvano Marchegiani e da una giovane Sindaca che ha subito accolto con favore la proposta di innovazione.

Fasi attuative:
Il lavoro si è sviluppato nelle seguenti fasi:

– Fase di verifica di fattibilità: in questa fase iniziale il segretario e gli amministratori hanno individuato l’ambito di intervento pilota ed hanno definito le linee guida del progetto, che possiamo così richiamare per le entrate: – analizzare le diverse tipologie di entrate – lavorare sulle criticità individuate – traguardarsi sulla realizzazione di un Ufficio unico entrate,
mentre per gli acquisti: – intervenire sui contratti, ridurre gli ordini, rivedere l’organizzazione.

Fase di preparazione: il gruppo entrate ha analizzato i dati di base, individuato le piste di lavoro e definito gli obiettivi di miglioramento riconducibili alla semplificazione ed alla revisione organizzativa.

Fase di realizzazione: il gruppo entrate ha effettuato subito l’acquisizione delle informazioni sulla tipologia e sulle modalità di gestione delle entrate dell’ente ed a seguire ha analizzato il flusso della refezione scolastica attuale con le risorse dedicate.

Le principali criticità riscontrate nel processo sono di seguito riportate:

• nella fase iniziale di iscrizione il numero di domande non corrispondeva agli elenchi inviati dalla direzione didattica,
• nella fase di verifica della domanda e assegnazione della tariffa non si alimentava ed utilizzava un data base,
• nella fase di rendicontazione mensile dei pasti, dell’elaborazione e dell’invio alla ragioneria e tesoreria, il rendiconto era fatto su schede manuali; non si utilizzava il software,
• nella fase finale di verifica mensile dei non riscossi si riscontravano: solleciti su utenti adempienti;
• controllo dei pagamenti con carta contabile (che non avevano); continue verifiche manuali e di persona per essere allineati ai pagamenti effettuati; il valore della mora non era proporzionale al ritardo.

Tra le proposte di miglioramento più significative formulate dal gruppo si citano le seguenti:

• preparazione del software di gestione delle rette per superare la laboriosa gestione manuale;
• emissione informatizzata del bollettino per superare il fatto che il cliente non ha visibilità della composizione della spesa mensile;
• apertura del conto corrente e definizione delle altre possibilità di pagamento (RID e POS);
• creazione dell’ufficio unico delle entrate.

Infine il gruppo ha preparato l’agenda di miglioramento con le seguenti attività a breve:

• fare le prove di bollettazione e primo invio;
• verificare l’opportunità di ridisegnare la modulistica richiesta del servizio refezione/scuola e bus;
• definizione delle modalità e responsabilità per la gestione del Pos;
• accorpamento in capo all’ufficio sociale della gestione di tutte le esenzioni;
• completamento delle analisi entrate.

Nella presentazione il gruppo ha presentato all’Amministrazione i seguenti risultati attesi:

• riduzione del tempo dedicato alla gestione con passaggio da 3 a 1 giorno per il rendiconto mensile (- 66% di tempo di attraversamento, -75% di tempo effettivo di lavorazione);
• possibilità di assegnazione della tariffa in tempo reale al momento della domanda;
• maggiore trasparenza e minori contestazioni;
• migliore immagine del Comune;                                                                                       
• semplificazione per il cliente;
• possibilità di effettuare controlli più velocemente e con minori costi.

Tra le proposte di miglioramento formulate, quelle più significative sono state le seguenti:

• redazione di istruzioni operative per l’utilizzo dell’opzione di trasmissione informatica;
• revisione degli impegni per evitare ordini gestiti con modalità inadatte;
• eliminazione delle fatture singole e richiesta di fatturazione mensile per eliminare le fatture di importo minimo.

Tra i risultati evidenziati al venerdì si riportano i seguenti valori:

• recupero di lavoro inutile di un minuto per fattura non trasmessa correttamente;
• riduzione del 36% degli impegni relativi ai carburanti (da 11 a 7) e dell 82% degli impegni relativi alla sicurezza antincendio (da 17 a 3);
• eliminazione di 300 fatture.

Nell’agenda del miglioramento il team ha riportato le seguenti attività da svolgere a breve:

• predisposizione di nuovi schemi di contratto;
• attivazione del centro unico acquisti presso il settore tecnico;
• verifica sulle fatture per avere il riscontro della riduzione ottenuta;
• confronto sul diverso modello organizzativo per gli acquisti a livello di ente.

Fase di follow up: dopo circa due mesi il gruppo si è ritrovato per verificare l’attuazione del cambiamento previsto; i componenti hanno condiviso le seguenti valutazioni:

• importanza del metodo,
• visione di insieme,
• consapevolezza del miglioramento,
• se vuoi fare una cosa la riesci a fare!,
• si può rendere visibile a tutti il potenziale di miglioramento ed utilizzo della risorsa tempo,
• applicare il metodo scientifico e non dare niente per scontato,
• per apportare dei miglioramenti è necessario analizzare il processo in modo oggettivo e distaccato,
• per ottenere miglioramenti è necessario staccarsi dal lavoro quotidiano e dedicare qualche giorno al miglioramento,
• migliorare la qualità in ingresso è indispensabile.

Aspetti salienti:
La seconda esperienza di miglioramento rapido in Italia negli enti locali ha permesso di seguire un processo molto “ortodosso” e corretto. Inoltre il gruppo era molto numeroso e si è di fatto articolato in due gruppi che hanno in realtà sviluppato due settimane di miglioramento rapido in una sola. Tra le soluzioni individuate si riscontrano modelli e soluzioni organizzativi che hanno anticipato scelte importanti che si sono sviluppate in seguito. Vista l’esperienza positiva l’ente ha attivato a seguire una seconda settimana di miglioramento rapido presso la funzione Personale.

Risultati ottenuti:
Nel follow up il gruppo ha riscontrato i seguenti risultati conseguiti:

• riduzione dei “tempi effettivi di lavorazione” nell’ordine del 50 -75% rispetto alla situazione di partenza nel caso della gestione delle entrate,
• riduzione dei “tempi di attraversamento” del 66% per alcune fasi della gestione rette,
• riduzione dei tempi di attraversamento del 97% nella gestione delle fatture del settore tecnico,
• riduzione della complessità.