Come  liberarsi dalla carta
ed informatizzare la gestione dei documenti
dell’Ufficio Edilizia e Territorio

Oggi è possibile eliminare i documenti cartacei, quali:

• Appalti di lavori, beni e servizi pubblici
• Contratti, Ordinanze, Regolamenti, ecc
• Manutenzione e gestione del patrimonio immobiliare
• Permessi di costruire
• Denunce di inizio attività
• Delibere del Consiglio della Giunta Comunale
• Determine dirigenziali

e sostituirli con documenti informatici.

Questi i principali vantaggi per l’Ufficio Edilizia e Territorio:

• Incremento dell’efficienza dell’organizzazione interna
• Eliminazione della possibilità di non trovare documenti a causa di una errata ricollocazione al termine di una consultazione
• Immediata tracciabilità e reperibilità dei documenti
• Possibilità di creare un fascicolo digitale per tipologie di documenti complessi
• Incremento della qualità del lavoro degli operatori
• Incremento della qualità e della velocità dei servizi garantiti a tutti gli uffici dell’Ente
• Riduzione dei tempi di attesa per la ricerca e la riproduzione di un documento
• Possibilità di inviare la documentazione anche tramite e.mail
• Possibilità di aggiornare l’archivio digitale a seguito di nuovi documenti o modifiche ai documenti esistenti.
• Possibilità di condividere documenti fra più utenti
• Possibilità di consultare in formato digitale anche mappe e disegni
• Elevata precisione e rapidità nella consultazione e ricerca di consistenti quantitativi di dati
• Riduzione degli spazi operativi dedicati all’archivio dei documenti cartacei
• Possibilità di delocalizzare in appositi centri di stoccaggio la conservazione a lungo termine dei documenti cartacei
• Riduzione dei costi di gestione degli archivi cartacei
• Possibilità di fornire (agli utenti autorizzati) un accesso sicuro e controllato ai documenti digitali tramite WEB

Il Servizio di Gestione Elettronica Documentale prevede le seguenti fasi:

• Sopraluogo tecnico e pianificazione operativa della lavorazione
• Possibilità di eseguire le attività di riproduzione digitale presso la sede dell’Ente o trasferimento dei documenti presso il nostro centro di digitalizzazione
• Estrazione dei documenti da cassetti, armadi, ecc…
• Disponibilità dei documenti durante le lavorazioni di ripresa digitale, in caso di richiesta i documenti saranno resi disponibili in forma digitale.
• Riproduzione digitale di qualsiasi formato in modalità Bianco/Nero o Colore
• Riproduzione digitale a planetario dei registri degli Atti di stato Civile
• Creazione di un file digitale (PDF, TIFF, …) per ogni documento
• Inserimento per ogni file digitale degli indici di ricerca previsti dalla tipologia di documento
• Controllo degli indici di ricerca utilizzando anagrafiche dati già disponibili presso l’Ente
• Inserimento dei documenti trattati in scatole d’archivio già predisposte per la conservazione a lungo termine
• Caricamento delle immagini digitali dei documenti e dei relativi indici nel sistema gestionale in uso presso l’Ente
• Fornitura di un sistema di Document Management integrabile con il gestionale in uso per la ricerca, visualizzazione e ristampa dei documenti
• Fornitura di tecnologie di ripresa digitale a planetario per la riproduzione digitale e la contestuale copia in formato A3 degli Atti di Stato Civile
• Servizio di conservazione a lungo termine dei documenti digitali
• Possibilità di Firma Digitale, Marcatura Temporale e Conservazione Sostitutiva
• Conservazione a lungo termine dei documenti cartacei presso centri specializzati.

Un servizio completo, affidabile ed efficace.

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