SOFTWARE Area Legale
Lex-ARCUna gestione efficace dell'Ufficio Legale degli Enti Locali pone molteplici problematiche:
- rapidità e tempestività nell'accesso alle informazioni e nell'aggiornamento dei dati,
- protezione del sistema informativo da intrusioni, danneggiamenti o perdita di dati,
- gestione e archiviazione delle pratiche, parcellazione, stesura degli atti e della corrispondenza.
LexARC è un software in grado di fornire un aiuto concreto nella soluzione di queste complesse problematiche.
La scalabilità rappresenta una caratteristica importante del software
essendo utilizzabile su un singolo PC come su una rete complessa.
E’ estremamente facile da utilizzare
e la sua fruibilità è immediata anche per chi non ha dimestichezza con l'uso del PC.
Moduli Gestionali
Funzioni Principali
> Accesso ai dati
L'accesso alle informazioni memorizzate avviene in maniera differenziata per ogni utente;
per ogni pratica si può stabilire un livello di riservatezza diverso allo scopo
di limitarne la consultazione unicamente all'avvocato
o ad un gruppo ristretto di suoi collaboratori.
> Agenda e gestione scadenze
L’agenda è il nucleo fondamentale del programma.
In essa confluiscono tutte le attività dell’Ufficio Legale come appuntamenti,
scadenze, udienze che vengono prontamente evidenziate all’avvio.
La grafica delle videate è essenziale e razionale e consente una chiara lettura dei dati.
Dall'agenda è possibile aprire pratiche, visualizzare scadenze future,
stampare la situazione di studio e aggiornare le parcelle in modo automatico
ogni volta che viene evasa un'attività.
> Ricerca
Lex-ARC è dotato di potenti ed efficaci strumenti di ricerca delle anagrafiche
e delle pratiche che consentono di creare criteri di filtro
su qualsiasi informazione presente.
I filtri creati possono essere salvati con un nome ed essere riutilizzati
o modificati in seguito per ottenere selezioni più raffinate
(ad esempio la rubrica dei corrispondenti o l'elenco delle pratiche in attesa di pagamento)
dalle quali è possibile stampare, in video o in carta, elenchi e rubriche.
> Videoscrittura
Con Lex-ARC si può continuare ad utilizzare il proprio programma
di videoscrittura per creare atti e documenti all'interno della pratica.
In particolare utilizzando Microsoft Word si può ottenere
il trasferimento automatico delle informazioni dalla pratica direttamente nell'atto.
> Contabilità
Lex-ARC può essere integrato con alcuni programmi di contabilità presenti
sul mercato per ottenere un passaggio automatico delle parcelle per la registrazione
in contabilità.
> Gestione anagrafiche
Qualsiasi soggetto entra in contatto con lo Studio Legale, cliente, controparte, avvocato,
giudice, società, viene inserito nel database di Lex-ARC e diventa patrimonio di tutti gli utenti del programma.
Indirizzi, numeri di telefono e fax, sono facilmente reperibili da parte di chiunque
senza ricorrere ad elenchi o rubriche telefoniche aggiuntive.
> Gestione delle pratiche
La pratica è costituita da una cartella elettronica che raggruppa
tutte le informazioni di un procedimento in un'unica finestra a più pagine.
La prima pagina della cartella è una copertina che visualizza il quadro sintetico
della situazione in corso: l'autorità competente, le parti coinvolte
(il cliente dello studio, la controparte e gli avvocati), l'oggetto del contenzioso,
le prossime udienze e scadenze. Le altre pagine di questa pratica consentono
di visualizzare maggiori dettagli sulle parti (per le quali è possibile richiamare
la scheda anagrafica completa di tutti i recapiti) e le udienze programmate
per questo procedimento.
La cartella totali riporta il saldo aggiornato della pratica composto da spese,
competenze ed onorari maturati;
è inoltre possibile visualizzare l'elenco delle parcelle relative alla pratica,
modificarle e ristamparle.
> Atti
La catalogazione degli atti, organizzata in maniera efficiente,
consente di ricercare documenti attraverso una pratica alla quale sono stati assegnati.
Questo permette di avere un archivio facilmente accessibile e di velocizzare
la redazione di quegli atti che, spesso, si ripetono nella professione legale.
È inoltre possibile associare al fascicolo file di immagine acquisiti direttamente
tramite scanner.
> Aggiornamento della pratica tramite le note
L'inserimento di note libere all'interno della pratica consente
di tenere sempre aggiornata la situazione del procedimento.
È possibile utilizzare le note come memorandum sfruttando un sistema di
trasmissione dei messaggi simile a quello della posta elettronica:
l'Avvocato responsabile della pratica può così essere messo
a conoscenza di modifiche apportate dalla segretaria o da qualsiasi altro collaboratore.
> Parcellazione
L'emissione di una parcella o di una fattura non è più un'operazione
lunga e complicata.
Le competenze e gli onorari vengono automaticamente inseriti dal programma
nella parcella ogni volta che in agenda viene rinviata un'udienza o evasa un'attività.
All’utente non rimane che verificare l'elenco di queste voci ed eventualmente
di integrarle dal tariffario nazionale forense presente nel programma,
quindi, stampare la parcella.
Consultazione Web Pratiche On line
Utilizzando lo stesso accesso configurato per il modulo base, a seconda dell’operatore
che accede allo stesso, la procedura permette la consultazione on-line delle pratiche,
aperte e chiuse, con tutti i relativi e necessari dettagli informativi e documentali.
L’utente può procedere in questo modo all’interrogazione, lettura ed eventuale
stampa della documentazione inserita elettronicamente
(allegato Excell®, Word®, Acrobat® PDF, ecc..) all’interno del Fascicolo della Pratica.
La facilità di utilizzo di questo modulo di consultazione web on-line è garantita anche
dalla possibilità di collegamento a Intranet dello Studio Legale o dell’Ente,
utilizzando un qualsiasi browser Internet Explorer 6.0.
