SOFTWARE Area Protocollo e Segreteria
IRIDEIRIDE PRW - Protocollo Informatico
Il modulo IRIDE PRW- Protocollo Informatico si configura come un sistema che oltre a svolgere le funzioni “istituzionali” del protocollo (dare validità formale ad un documento), permette anche lo svolgimento di compiti gestionali attraverso il monitoraggio del flusso del documento ed il suo legame con altri documenti.
In particolare IRIDE-PRW - Protocollo Informatico, così come indicato dalla normativa, non si propone semplicemente come sistema di Protocollo Informatizzato (nel quale è l’operazione di registrazione ad essere trattata con strumenti informatici), ma anche come sistema di gestione del documento informatico che è strutturato in modo tale da poter essere logicamente accentrato ma fisicamente distribuito.
Registrazione di Protocollo
Le informazioni minime che il sistema richiede e/o memorizza all’atto della registrazione di un documento, sono:
- Numero di protocollo inteso come progressivo unico di registrazione nell’anno solare generato automaticamente dal sistema;
- Data di protocollazione intesa come data di registrazione del protocollo assegnata automaticamente dal sistema;
- Mittente/i per i documenti ricevuti, destinatario/i per i documenti spediti.
- Oggetto del documento
- Data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili
Segnatura di protocollo
Il sistema, in seguito all’operazione di protocollazione, prevede la possibilità di segnatura del documento in modo da identificare in maniera inequivocabile il documento. Tale operazione può essere fatta dotandosi di opportuni dispositivi hardware (stampanti) che interfacciate col modulo IRIDE-PRW - Protocollo Informatico consentono di apporre direttamente o tramite etichetta con barcode, sul documento cartaceo i riferimenti di protocollo necessari alla sua identificazione.
Protocollazione di documenti informatici da PEC
Il modulo IRIDE PRW-Protocollo Informatico è predisposto per la gestione e protocollazione dei documenti informatici inviati/ricevuti dall’Ente tramite la posta elettronica. E’ infatti possibile all’interno del sistema acquisire i documenti recapitati in una determinata casella di posta elettronica ed effettuarne la protocollazione.
Inoltre il sistema è in grado di gestire la segnatura informatica codificata nel formato XML ed inclusa nei messaggi protocollati, permettendo quindi la realizzazione dell’interoperabilità con altri sistemi di protocollo.
Flussi documentali
Il modulo IRIDE PRW-Protocollo Informatico permette di gestire il flusso documentale dei documenti con l’obiettivo di ottenere le informazioni relative a:
- dove si trova il documento;
- quali unità organizzative dell’Ente sono state coinvolte nel flusso del documento.
Per quanto riguarda la gestione dei flussi documentali il modulo presenta le seguenti funzionalità:
- smistamento di documenti
- consultazione documenti ricevuti
- copie di documenti
