SOFTWARE Area Servizi Demografici
e-Xflow / Servizi Cimiterialie-Xflow è il sistema per la gestione del workflow, atti e procedimenti amministrativi.
Definisce le tipologie dei procedimenti, gli iter procedurali, la composizione del fascicolo, l’assegnazione delle attività da svolgere e le relazioni fra procedimenti di diversa natura. È il collettore principale di tutte le attività, interne ed esterne, che vengono svolte a fronte di istanze amministrative appartenenti a tutti i settori dell’Ente, nonché una facile guida nelle attività quotidiane di ogni addetto.
La possibilità di definire tutte le attività dei singoli procedimenti, ma soprattutto la capacità di relazionare procedimenti fra loro, consente ad e-Xflow di effettuare un vero e proprio controllo di “produzione” della macchina organizzativa (workflow), monitorando anche i carichi di lavoro.
La gestione amministrativa dei procedimenti, atti, eventi territoriali e governo del territorio, non può prescindere dalla componente temporale. Per ciascun oggetto, e-Xflow gestisce la profondità storica. Vengono memorizzati i dati relativi all’operazione eseguita con le relative date di validità. Al fine di garantire la sicurezza ed il controllo di accesso agli archivi, per qualsiasi dato, viene consentito l’accesso solamente agli utenti accreditati delle necessarie autorizzazioni. La parte di gestione documentale consente di determinare le varie classificazioni dei documenti, assegnare liste di documentazione necessaria per tipologia di pratica, nonché il flusso informativo per ogni documento catalogato.
e-Xflow consente la gestione organizzata e la stesura di modelli di documento riutilizzabili da qualsiasi applicazione che lo richieda, provvedendo all’inserimento automatico delle informazioni nel documento finale. Per gli utenti MS Office è prevista l’attivazione integrata con tali prodotti.
Tutte le attività possono essere personalizzate con le terminologie utilizzate dall’Ente:
• Pratica/Procedimento – consiste nell’elemento centrale di raccolta di tutte le informazioni relative ai procedimenti amministrativi ed è il riferimento principale delle attività svolte. Fanno riferimento e costituiscono parte integrante della pratica stessa.
• Fascicolo – la parte documentale dell’attività amministrativa.
• Iter Procedurale – l’elenco delle attività svolte e da svolgere per ciascuna pratica.
• Referenti – ciascuna persona sia fisica, sia giuridica, coinvolta nel procedimento in oggetto.
• Localizzazione – gli indirizzi riferiti ad unità immobiliari, i riferimenti catastali e territoriali provenienti dall’Anagrafe Territoriale, opportunamente classificati in sede di impianto, necessari all’individuazione puntuale in sede di istruttoria.
• Organigramma – gestione dell’organizzazione interna dell’Ente, per l’assegnazione delle autorizzazioni e delle competenze.
I moduli di e-Xflow
Il software e-Xflow costitutisce a tutti gli effetti il “motore burocratico” del sistema: definisce i procedimenti, la loro composizione operativa e documentale, l’organigramma e le mansioni per ciascun settore e i flussi informativi
all’interno dell’Ente Locale.
Di fatto è il punto di incontro di tutte le informazioni relative ad atti amministrativi di qualsiasi natura. Sul “motore” sono stati sviluppati moduli per la gestione di specifiche tematiche.
Gestione Servizi Cimiteriali e Gestione Lampade votive
Il software e-Xflow/Servizi Cimiteriali consente la gestione amministrativa dei procedimenti legati ai contratti di assegnazione delle sepolture.
Come altri moduli applicativi della gamma di prodotti e-Xflow, si basa su un sistema di gestione dell’Iter Procedurale (e-Xflow) che consente di elaborare tipologie di pratiche o procedimenti diversi.
Integrato in un sistema informativo territoriale centralizzato (e-Xflow), l’applicativo e-Xflow/Servizi Cimiteriali consente di interagire con altri moduli applicativi a supporto delle attività collaterali collegate all'applicazione specifica. In particolare, è possibile collegare gli oggetti territoriali tomba, loculo, ossario ecc., alle rispettive pratiche, alla cartografia numerica che li rappresenta.
Gestione Servizi Cimiteriali
Gestione amministrativa della Pratica
Il modulo applicativo e-Xflow/Servizi Cimiteriali si basa, per quanto riguarda la gestione della pratica di concessione cimiteriale sulle informazioni necessarie per la stesura del contratto.
Di seguito le principali attività:
• Avvio del procedimento e stesura del contratto
• Definizione della sepoltura oggetto del contratto
• Gestione dei rinnovi.
Gestione area cimiteriale
La definizione di area cimiteriale consente di identificare univocamente l’entità indipendentemente dall’oggetto territoriale a cui è legata e di raggruppare logicamente tutte le informazioni necessarie per la gestione del servizio.
È prevista l'integrazione con altri riferimenti territoriali.
Entità cimiteriale
Per Entità cimiteriale, si intende quale elemento minimo di classificazione di suddivisione formale, così come definita in sede di personalizzazione del sistema in fase di impianto (Campo, Loculo, Tomba, Tomba di Famiglia...). Pertanto, l’entità cimiteriale verrà considerata, quale elemento minimo a cui fare riferimento per gli atti amministrativi formali.
Rappresentazione grafica
La selezione dell’oggetto territoriale può avvenire tramite ricerca alfanumerica oppure tramite ricerca grafica, attraverso la visualizzazione della cartografia numerica.
Il supporto di una puntuale rappresentazione grafica delle aree cimiteriali, renderà molto più semplice l’espletamento di tutte le attività correlate ad atti amministrativi. Pertanto, il progetto prevede la rappresentazione di ciascuna area cimiteriale, secondo le suddivisioni formali desiderate. L’individuazione puntuale di ogni singola entità consentirà di investigare su tutti gli atti amministrativi e manutentivi ad essa correlati, la disponibilità, ed eventuali pianificazioni di interventi.
Gestione Atti e Documenti
Il software e-Xflow/SC fornisce una gestione dettagliata della documentazione legata alle attività di gestione dell’entità cimiteriale, quali la stampa del contratto, autorizzazioni, richieste, ecc. coadiuvata dall'associazione con le eventuali immagini scansionate.
Sistema Interrogazione Generalizzato
La selezione degli oggetti all' interno dell'Anagrafe Territoriale viene effettuata attraverso l'utilizzo di un sistema generalizzato di interrogazione di facile interpretazione da parte dell'utente, il quale viene assistito completamente nella fase di definizione delle condizioni di ricerca.
Il sistema prevede la ricerca dei contratti di sepoltura per tutte le informazioni relative ai dati salienti della pratica, dell’iter procedurale, dei referenti, dell’oggetto territoriale. È possibile ottenere il risultato della ricerca in forma cartacea, selezionando quali informazioni dovranno essere contenute nei listati oppure è possibile estrarre le informazioni scelte in fomato Excel.
Sepoltura
Tramite collegamento con l’Archivio Territoriale, è possibile consultare ed impostare i riferimenti circa l'ubicazione territoriale dell'oggetto della pratica. Tali riferimenti possono essere individuati tramite la selezione tra tre diverse tipologie di sepoltura loculo, ossario e tomba.
Rinnovi
Per ogni contratto è prevista la gestione dei rinnovi con la decorrenza, la scadenza, il canone e le informazioni relative al pagamento del canone.Gestione Lampade votive
Questo modulo applicativo, consente la gestione informatizzata dei pagamenti relativi al canone di illuminazione votiva. L’obiettivo principale consiste nell’agevolare il recupero di tutti i dati relativi ai pagamenti dei canoni di Illuminazione Votiva, e di produrre, infine, la situazione aggiornata dei versamenti ed i solleciti di pagamento da inviare.
Il modulo applicativo permette di registrare i pagamenti in forma unica o rateale.
Permette inoltre di elaborare estrazioni dati su formato MS Excel per rendicontare all’ufficio ragioneria i pagamenti ricevuti. Parametrizzando un modello di output è possibile stampare bollettini di pagamento.
Gestione Lampade votive
Questo modulo applicativo, consente la gestione informatizzata dei pagamenti relativi al canone di illuminazione votiva.
L’obiettivo principale consiste nell’agevolare il recupero di tutti i dati relativi ai pagamenti dei canoni di illuminazione votiva, e di produrre, infine, la situazione aggiornata dei versamenti ed i solleciti dei pagamenti da inviare . il modulo applicativo permette di registrare i pagamenti in forma unica o rateale. Permette inoltre di elaborare estrazioni dati su formato MS Excel per rendicontare all’ufficio ragioneria i pagamenti ricevuti. Parametrizzando un modello di output è possibile stampare bollettini di pagamento.
Punti di forza di e-Xflow
• Unica interfaccia per tutti i moduli gestionali della Suite e-Xflow
• Integrazione con sistema di workflow per la definizione, la gestione e il controllo di tutte le attività dei procedimenti amministrativi
• Ampia libertà di personalizzazione degli archivi
• Integrazione con la gestione documentale per la gestione dei fascicoli elettronici delle pratiche e l’output di stampa tramite parametrizzazione di modelli
• Ricerca procedimenti per ogni informazione memorizzata
• Elaborazioni statistiche con memorizzazione report, stampa ed estrazione in MSExcel
• Gestione dell’agenda per consentire la verifica immediata se vi sono pratiche in corso assegnate al funzionario intestatario
• Integrazione con modulo Web per la pubblicazione consultazione dei procedimenti
• Gestione della relazione tra i procedimenti
• Integrazione tra procedimenti inerenti ambiti applicativi diversi.
