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eXflow /SAEPe-Xflow è il sistema per la gestione del workflow, atti e procedimenti amministrativi. Definisce le tipologie dei procedimenti, gli iter procedurali, la composizione del fascicolo, l’assegnazione delle attività da svolgere e le relazioni fra procedimenti di diversa natura. È il collettore principale di tutte le attività, interne ed esterne, che vengono svolte a fronte di istanze amministrative appartenenti a tutti i settori dell’Ente, nonché una facile guida nelle attività quotidiane di ogni addetto.
La possibilità di definire tutte le attività dei singoli procedimenti, ma soprattutto la capacità di relazionare procedimenti fra loro, consente ad e-Xflow di effettuare un vero e proprio controllo di “produzione” della macchina organizzativa (workflow), monitorando anche i carichi di lavoro.
La gestione amministrativa dei procedimenti, atti, eventi territoriali e governo del territorio, non può prescindere dalla componente temporale. Per ciascun oggetto, e-Xflow gestisce la profondità storica. Vengono memorizzati i dati relativi all’operazione eseguita con le relative date di validità. Al fine di garantire la sicurezza ed il controllo di accesso agli archivi, per qualsiasi dato, viene consentito l’accesso solamente agli utenti accreditati delle necessarie autorizzazioni. La parte di gestione documentale consente di determinare le varie classificazioni dei documenti, assegnare liste di documentazione necessaria per tipologia di pratica, nonché il flusso informativo per ogni documento catalogato.
e-Xflow consente la gestione organizzata e la stesura di modelli di documento riutilizzabili da qualsiasi applicazione che lo richieda, provvedendo all’inserimento automatico delle informazioni nel documento finale. Per gli utenti MS Office è prevista l’attivazione integrata con tali prodotti.
Tutte le attività possono essere personalizzate con le terminologie utilizzate dall’Ente:
• Pratica/Procedimento – consiste nell’elemento centrale di raccolta di tutte le informazioni relative ai procedimenti amministrativi ed è il riferimento principale delle attività svolte. Fanno riferimento e costituiscono parte integrante della pratica stessa.
• Fascicolo – la parte documentale dell’attività amministrativa.
• Iter Procedurale – l’elenco delle attività svolte e da svolgere per ciascuna pratica.
• Referenti – ciascuna persona sia fisica, sia giuridica, coinvolta nel procedimento in oggetto.
• Localizzazione – gli indirizzi riferiti ad unità immobiliari, i riferimenti catastali e territoriali provenienti dall’Anagrafe Territoriale, opportunamente classificati in sede di impianto, necessari all’individuazione puntuale in sede di istruttoria.
• Organigramma – gestione dell’organizzazione interna dell’Ente, per l’assegnazione delle autorizzazioni e delle competenze.
I moduli di e-Xflow
Il software e-Xflow costitutisce a tutti gli effetti il “motore burocratico” del sistema: definisce i procedimenti, la loro composizione operativa e documentale, l’organigramma e le mansioni per ciascun settore e i flussi informativi
all’interno dell’Ente Locale.
Di fatto è il punto di incontro di tutte le informazioni relative ad atti amministrativi di qualsiasi natura. Sul “motore” sono stati sviluppati moduli per la gestione di specifiche tematiche.
e-Xflow/SAEP
L’”oggetto” informativo sul quale è basato il sistema Sportello Unico Attività Economico-Produttive è la Pratica, che raggruppa logicamente informazioni provenienti dal Workflow, dall’Archivio Generale e dalle componenti settoriali interessate al procedimento. Per Pratica si intende qualsiasi atto o procedimento amministrativo che sia riconducibile ad un raggruppamento di attività e documenti aventi in comune un obiettivo finale (Procedimento Unico, Endoprocedimento, ...).
Relazioni fra Procedimenti
Grazie agli applicativi proposti, è possibile coprire tutta la casistica del “disegno” e della dinamicità dell’iter amministrativo dei procedimenti, stabilendo relazioni di vario tipo fra pratiche, sia in sede di impianto (personalizzazione), sia in sede operativa (estemporanea).
Vengono a tal fine individuate le seguenti tipologie di procedimenti: principale, precedente, parallelo, dipendente, successivo.
Stampe Statistiche ed Estrazione dati
Normalmente accessibili dalla finestra principale dell’applicazione, sono raggruppate le funzionalità di stampa ed estrazioni dati applicabili ad un insieme di pratiche. Con questa funzionalità, attraverso gli stessi parametri di stampa utilizzati nella produzione dei documenti, è possibile inviare report direttamente in stampa oppure estrarre informazioni su foglio di calcolo, in formato MS Excel. E’ infine disponibile una funzione per memorizzare i layout usati più frequentemente per utilizzi successivi.
Integrazione con applicazioni esterne
e-Xflow si propone come un sistema aperto, in quanto è può essere integrato da applicazioni esterne e, a sua volta, può integrare con i propri oggetti sistemi applicativi. Un esempio significativo consiste nella possibilità di utilizzare documenti di MS Word per la redazione degli atti, integrando i modelli parametrizzati con le informazioni gestite.
Utenti esperti, che sia in grado di utilizzare applicazioni o linguaggi di personal computing quali MS Excel, MS Access, CAD, GIS e tutti i programmi sviluppati con metodi standard Microsoft, possono includere e, quindi, integrare le informazioni della Pratica e-Xflow con altre provenienti da altri ambienti.
Il sistema proposto tiene conto di due aspetti fondamentali:
Back-Office
Con tale termine si intende tutta la parte organizzativa interna, che comprende la parte di archiviazione, istruttoria e flusso documentale dei procedimenti da gestire.
e-Xflow/GP (Sistema Informativo Generatore Procedimenti), che svolge le attività di identificazione dei settori e la classificazione dei procedimenti, provvede quindi al “disegno” organizzativo dei procedimenti e dei flussi documentali all’interno dell’Ente.
e-Xflow/GP è un integrato nel sistema di back-office specializzato nella gestione burocratica degli atti amministrativi, il cui motore principale è e-Xflow, ovvero il workflow del sistema.
Front-Office
Il naturale complemento di e-Xflow/GP è e-Xflow/Web, che consiste nella parte di front-office, basata sull’organizzazione “disegnata” da e-Xflow/GP e pubblica, in ambiente WEB, i procedimenti amministrativi che ciascun Ente decide di mostrare al pubblico (consultabili in rete Intranet o Internet).
e-Xflow/GP proporrà, quindi, l’elenco dei settori ai quali è stata assegnata una applicazione che ne gestisce i procedimenti.
Queste sono le principali funzionalità di e-Xflow/Web:
• Consultazione
• Sistema di interrogazione generalizzato su tutte le informazioni anagrafiche
• Gestione livelli di consultazione (Trasparenza e Privacy)
• Visualizzazione Iter Procedurale e Fascicolo
• Download modelli corrispondenza in entrata
• Informazioni Preventive
• Iter Procedimenti
• Documenti necessari per Procedimento
• Accessi
• Assegnazione passwords con riconoscimento dell'utente
• Modulistica di assegnazione integrata in e-Xflow
• Monitoraggio dei contatti
• Storicizzazione e stampe statistiche degli accessi.
Integrazione tra e-Xflow e BDU
Il software e-Xflow è perfettamente integrato con la Base Dati Unificata di Maggioli Informatica per una gestione centralizzata delle informazioni gestite dall’Ente e la condivisione automatica dei dati con le altre applicazioni del Sistema Informativo Comunale.
Ciò consente di effettuare attività di analisi e di bonifica del patrimonio informativo dell’Ente attraverso un confronto dei dati presenti nelle applicazioni collegate.
Punti di forza di e-Xflow
- Unica interfaccia per tutti i moduli gestionali della Suite e-Xflow
- Integrazione con sistema di workflow per la definizione, la gestione e il controllo di tutte le attività dei procedimenti amministrativi
- Ampia libertà di personalizzazione degli archivi
- Integrazione con la gestione documentale per la gestione dei fascicoli elettronici delle pratiche e l’output di stampa tramite parametrizzazione di modelli
- Ricerca procedimenti per ogni informazione memorizzata
- Elaborazioni statistiche con memorizzazione report, stampa ed estrazione in MSExcel
- Gestione dell’agenda per consentire la verifica immediata se vi sono pratiche in corso assegnate al funzionario intestatario
- Integrazione con modulo Web per la pubblicazione consultazione dei procedimenti
- Gestione della relazione tra i procedimenti
- Integrazione tra procedimenti inerenti ambiti applicativi diversi.
