SOFTWARE Area Protocollo e Segreteria
e-Xflow/Protocollo e Segreteriae-Xflow è il sistema per la gestione del workflow, atti e procedimenti amministrativi. Definisce le tipologie dei procedimenti, gli iter procedurali, la composizione del fascicolo, l’assegnazione delle attività da svolgere e le relazioni fra procedimenti di diversa natura. È il collettore principale di tutte le attività, interne ed esterne, che vengono svolte a fronte di istanze amministrative appartenenti a tutti i settori dell’Ente, nonché una facile guida nelle attività quotidiane di ogni addetto.
La possibilità di definire tutte le attività dei singoli procedimenti, ma soprattutto la capacità di relazionare procedimenti fra loro, consente ad e-Xflow di effettuare un vero e proprio controllo di “produzione” della macchina organizzativa (workflow), monitorando anche i carichi di lavoro.
La gestione amministrativa dei procedimenti, atti, eventi territoriali e governo del territorio, non può prescindere dalla componente temporale. Per ciascun oggetto, e-Xflow gestisce la profondità storica. Vengono memorizzati i dati relativi all’operazione eseguita con le relative date di validità. Al fine di garantire la sicurezza ed il controllo di accesso agli archivi, per qualsiasi dato, viene consentito l’accesso solamente agli utenti accreditati delle necessarie autorizzazioni. La parte di gestione documentale consente di determinare le varie classificazioni dei documenti, assegnare liste di documentazione necessaria per tipologia di pratica, nonché il flusso informativo per ogni documento catalogato.
e-Xflow consente la gestione organizzata e la stesura di modelli di documento riutilizzabili da qualsiasi applicazione che lo richieda, provvedendo all’inserimento automatico delle informazioni nel documento finale. Per gli utenti MS Office è prevista l’attivazione integrata con tali prodotti.
Tutte le attività possono essere personalizzate con le terminologie utilizzate dall’Ente:
• Pratica/Procedimento – consiste nell’elemento centrale di raccolta di tutte le informazioni relative ai procedimenti amministrativi ed è il riferimento principale delle attività svolte. Fanno riferimento e costituiscono parte integrante della pratica stessa.
• Fascicolo – la parte documentale dell’attività amministrativa.
• Iter Procedurale – l’elenco delle attività svolte e da svolgere per ciascuna pratica.
• Referenti – ciascuna persona sia fisica, sia giuridica, coinvolta nel procedimento in oggetto.
• Localizzazione – gli indirizzi riferiti ad unità immobiliari, i riferimenti catastali e territoriali provenienti dall’Anagrafe Territoriale, opportunamente classificati in sede di impianto, necessari all’individuazione puntuale in sede di istruttoria.
• Organigramma – gestione dell’organizzazione interna dell’Ente, per l’assegnazione delle autorizzazioni e delle competenze.
I moduli di e-Xflow
Il software e-Xflow costitutisce a tutti gli effetti il “motore burocratico” del sistema: definisce i procedimenti, la loro composizione operativa e documentale, l’organigramma e le mansioni per ciascun settore e i flussi informativi
all’interno dell’Ente Locale.
Di fatto è il punto di incontro di tutte le informazioni relative ad atti amministrativi di qualsiasi natura. Sul “motore” sono stati sviluppati moduli per la gestione di specifiche tematiche.
Modulo e-Xflow/PG (Protocollo Generale)
Questo modulo applicativo consente una completa gestione delle comunicazioni e dei documenti protocollati. Utilizzando gli oggetti e-Xflow di gestione dell’iter procedurale, consente di seguire tutte le azioni che coinvolgono ciascun documento, l’inserimento in una pratica o fascicolo ed i trasferimenti entro e fuori l’Ente, indipendentemente dal fatto che il documento sia pertinente ad una pratica gestita da un’applicazione informatica o meno.
Le principali funzioni sono:
• Protocollazione Generale Automatica (da casella di posta certificata) e Manuale (da cartaceo)
• Gestione P.E.C. (Posta Elettronica Certificata)
• Gestione Allegati
• Trasferimenti ed Assegnazioni
• Scansione di documenti
• Casella personale Destinatario con funzioni di Accettazione
• Apertura Pratica / Fascicolo
• Gestione fascicolazioni
• Modelli Documenti produzione interna
• Funzioni di ricerca e selezione generalizzate
• Stampe dei Registri
• Stampe Statistiche.
Oltre allo svolgimento delle normali attività organizzative del flusso dei documenti, affidate all’ufficio preposto, questo software offre la possibilità di gestire personalmente la propria corrispondenza interna in arrivo ed in partenza.
L’acquisizione di questo modulo applicativo attiva le funzionalità previste dal modulo e-Xflow, relative alla gestione ed al controllo del flusso documentale all’interno dell’Ente.
Di conseguenza sono attivate le funzioni di menù relative al riconoscimento automatico dei documenti, l’inserimento del documento stesso in una pratica attraverso l’accettazione di un trasferimento o la produzione di copie da trasferire ad un altro ufficio o Ente.
Attiva, inoltre le funzionalità di ricerca di documenti inseriti all’interno di pratiche e, per ciascuna copia prodotta, consente di stabilire tutti i passaggi avvenuti fra i vari uffici. La fase di Protocollazione Generale prevede la possibilità di separare in due momenti la protocollazione numerica e l’assegnazione all’ufficio competente.
Modulo e-Xflow/DA (Delibere e Atti Amministrativi)
La gestione degli Atti Amministrativi (delibere, determine, ordinanze, etc…) consente la gestione di qualsiasi tipologia di atto nell'ambito di un Ente Locale nelle sue varie fasi.
Utilizzando le funzionalità di e-Xflow, rivolte alla gestione dell'iter procedurale, permette di seguire tutte le azioni che coinvolgono ciascun Atto Amministrativo, dalla creazione di una proposta sino alla discussione e deliberazione finale.
Le principali funzioni sono:
• Creazione proposta deliberativa
• Gestione Capitoli
• Istruttoria
• Commissioni
• Agenda personale
• Gestione Documentale Allegati
• Modelli Documenti produzione interna
• Funzioni di ricerca e selezione generalizzate
• Stampe Statistiche
• Stampe dei Registri e predisposizione elenchi per organi di controllo.
All'atto della creazione di una nuova proposta deliberativa, il sistema genera automaticamente l'apertura di una pratica che, attraverso la propria tipologia, acquisirà l'iter amministrativo standard definito in fase di personalizzazione dell'ambiente, da seguire per il relativo tipo di deliberazione.
La personalizzazione del sistema consente la catalogazione di qualsiasi tipo di deliberazione ed atto amministrativo, determinando automaticamente, in sede di utilizzo finale, i passi amministrativi da seguire e gli Operatori coinvolti in ciascun tipo di atto.
Integrazione tra e-Xflow e BDU
Il software e-Xflow è perfettamente integrato con la Base Dati Unificata di Maggioli Informatica per una gestione centralizzata delle informazioni gestite dall’Ente e la condivisione automatica dei dati con le altre applicazioni del Sistema Informativo Comunale.
Ciò consente di effettuare attività di analisi e di bonifica del patrimonio informativo dell’Ente attraverso un confronto dei dati presenti nelle applicazioni collegate.
Punti di forza di e-Xflow
- Unica interfaccia per tutti i moduli gestionali della Suite e-Xflow
- Integrazione con sistema di workflow per la definizione, la gestione e il controllo di tutte le attività dei procedimenti amministrativi
- Ampia libertà di personalizzazione degli archivi
- Integrazione con la gestione documentale per la gestione dei fascicoli elettronici delle pratiche e l’output di stampa tramite parametrizzazione di modelli
- Ricerca procedimenti per ogni informazione memorizzata
- Elaborazioni statistiche con memorizzazione report, stampa ed estrazione in MSExcel
- Gestione dell’agenda per consentire la verifica immediata se vi sono pratiche in corso assegnate al funzionario intestatario
- Integrazione con modulo Web per la pubblicazione consultazione dei procedimenti
- Gestione della relazione tra i procedimenti
- Integrazione tra procedimenti inerenti ambiti applicativi diversi.
