Servizi
Maggioli Modulgrafica
Soluzioni mirate per esigenze specifiche
Servizi Maggioli Modulgrafica
AREA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE DIGITALE
Clicca sul codice per richiedere informazioni sul servizio
SERVIZI DI GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE (G.E.D.)
MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
RIORDINO E INVENTARIAZIONE DELL'ARCHIVIO STORICO E DI DEPOSITO
LEGALDOC - LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI
POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (P.E.C.)
IL COMUNE ON LINE: ATTUAZIONE DEL "CODICE DELL'AMMINISTRAZIONE DIGITALE"
ACCREDITAMENTO E INSERIMENTO NELL’INDICE DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
SENDY: INFORMA IL CITTADINO TRAMITE SMS
GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE (G.E.D.)
Per dare attuazione concreta ai principi introdotti dal "Codice dell'Amministrazione Digitale", il Gruppo Maggioli presenta i nuovi servizi di Gestione Elettronica Documentale.
I servizi sono dedicati agli Enti che vogliono usufruire dei vantaggi della dematerializzazione dei documenti cartacei, cogliendo così una grande opportunità di ammodernamento organizzativo.
Il Gruppo Maggioli è specializzato nella progettazione, organizzazione e sviluppo di sistemi di archiviazione e gestione documentale e garantisce servizi di grande qualità grazie all'utilizzo di personale qualificato, sofisticate apparecchiature e servizi intergrati di archiviazione ottica e work-flow.
Le soluzioni proposte permettono la conversione di immagini analogiche in immagini digitali, con il conseguente trasferimento su supporto ottico o sul software gestionale utilizzato dall'utente; il tutto nel rispetto dei criteri di efficienza, efficacia ed economicità contenuti nella normativa vigente (D.Lgs. 7/3/2005 n. 82 e D.Lgs. 4/4/2006 n. 159).
Grazie ai nostri servizi si accelerano i tempi di ricerca dei documenti, si migliorano le procedure interne e si acquisisce maggior efficienza; riducendo nel contempo i costi di gestione quali, ad esempio, il mantenimento dei locali per gli archivi, le risorse umane impegnate per la gestione quotidiana di ricerca e posizionamento dei documenti, il sistema di sicurezza, la tutela della privacy, ecc.
I nostri servizi sono elaborati da esperti di workflow & document management e dai migliori professionisti nel settore della logistica e dell'archivistica, secondo metodologie di lavoro testate ed affidabili, sempre adatte alle specifiche esigenze del committente. Questi sistemi ci consentono di ottenere risultati ottimali, in grado di soddisfare le esigenze di Enti di ogni dimensione (clicca qui per richiedere informazioni).
MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
Con l’introduzione del protocollo informatico, tutti gli uffici comunali sono obbligati ad utilizzare il sistema di gestione informatica dei documenti per svolgere ogni attività inerente all’ordinamento, alla ricerca e all’accesso al patrimonio documentario dell’ente.
Il coinvolgimento di tutte le unità organizzative della P.A. nella gestione dei documenti richiede una dettagliata regolamentazione delle attività, soprattutto ora che viene richiesto l’uso della e-mail e del sito internet comunale nella comunicazione con i cittadini e resa obbligatoria l’attivazione delle caselle di PEC. Ogni operatore comunale deve quindi saper svolgere correttamente le operazioni di registrazione, classificazione e archiviazione per qualsiasi tipo di documento cartaceo e non.
Maggioli Modulgrafica propone il nuovo Servizio di assistenza tecnico-giuridica per la redazione del Manuale di Gestione dei documenti; ogni comune ha approvato un manuale di gestione, pochissimi però dispongono di manuali aggiornati ed effettivamente in grado di regolamentare correttamente i flussi documentali.
Il nostro servizio prevede le seguenti attività:
- analisi della situazione organizzativa attuale, delle modalità di gestione del protocollo, dell’archivio e degli strumenti a disposizione dell’Ente;
- identificazione e analisi dei processi e dei procedimenti amministrativi, in base alla normativa vigente e la prassi dell’Ente;
- rilevazione delle criticità e razionalizzazione del work-flow;
- supporto organizzativo e operativo al personale per la definizione e riorganizzazione dei flussi documentali e delle metodologie di gestione dei documenti, fino alla dematerializzazione della documentazione.
Le principali fasi del servizio prevedono:
- stesura della bozza di manuale per la Soprintendenza Archivistica per le necessarie autorizzazioni;
- colloqui con gli uffici per individuare lo stato dell’arte, le esigenze e le possibilità del sistema;
- analisi delle esigenze dell’organizzazione documentale;
- riprogettazione del sistema documentale;
- supporto per l’implementazione e l’adeguamento delle procedure di fascicolazione secondo quanto previsto dalla normativa.
(Clicca qui per richiedere informazioni)
RIORDINO E INVENTARIAZIONE DELL'ARCHIVIO STORICO E DI DEPOSITO
Studio di fattibilità e redazione del progetto di riordino e inventarazione dell'archivio (cod. A0131CONS)
Il servizio prevede:
• la valutazione delle modalità di riordino e inventariazione dell'archivio
• la redazione di un piano di lavoro archivistico
• la ricerca di fonti finanziarie disponibili.
Archivio storico: riordino ed inventariazione (cod. A0132CONS)
Il servizio prevede:
• Riordino integrale dell'archivio o di una porzione di questo da inventariare
• Produzione dell'elenco archivistico sintetico
• Produzione di un inventario analitico redatto al termine di un processo critico di riordino che descrive la singola unità archivistica. La redazione dell'inventario si ottiene dopo la schedatura preliminare delle unità archivistiche
• Produzione dell'indice in ordine alfabetico delle categorie: persone, famiglie, località, istituzioni, materie, merci, etc
• Operazioni di imbustamento condizionatura del materiale archivistico rinvenuto sciolto o solo fascicolato; eventuale cartellinatura con apposite etichette che indicano la segnatura archivistica del pezzo
• Produzione di una guida topografica che consente di localizzare la collocazione fisica di un archivio, di una serie o di un pezzo, all'interno del luogo di conservazione.
Archivio di deposito: riordino ed inventariazione (cod. A0133CONS)
Il servizio prevede:
• Riordino integrale dell'archivio o di una porzione di questo da inventariare
• Produzione dell'elenco archivistico sintetico
• Selezione e scarto: cernita critica del materiale archivistico con l'obiettivo di individuare i documenti destinati alla conservazione perpetua e di predisporre gli elenchi del materiale archivistico ritenuto superfluo e destinato all'eliminazione fisica
• Operazioni di imbustamento condizionatura del materiale archivistico sciolto o solo fascicolato ed eventuale cartellinatura con apposite etichette che indicano la segnatura archivistica del pezzo.
LEGALDOC - LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI
La Conservazione Sostitutiva è un processo che consente, seguendo la normativa
vigente, di eliminare gli archivi cartacei, trasferendoli su supporto ottico.
Questo sistema operativo attribuisce pertanto al documento creato un valore probatorio.
LegalDoc* è il servizio per la conservazione sostitutiva a norma dei documenti in modalità
ASP (Application Service Providing), studiato appositamente per le pubbliche amministrazioni,
le imprese e i professionisti. Il servizio permette di mantenere e garantire nel tempo
l’integrità di un documento informatico, nel rispetto della normativa vigente. In seguito alla
pubblicazione delle Deliberazioni C.N.I.P.A. n. 11/2004 ed al Decreto del 23 gennaio 2004
del Ministro dell’Economia e delle Finanze, le leggi e la normativa sulla conservazione sostitutiva
dei documenti danno piena validità alla conservazione in formato digitale dei documenti,
siano essi cartacei o informatici, purchè le procedure adottate per la loro conservazione risultino conformi alle regole tecniche emanate (clicca qui per richiedere informazioni)
POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (P.E.C.)
Casella di Posta Elettronica Certificata: Legalmail (cod. G1000)
del tipo: comune@legalmail.it
Comprende:
• 1GB spazio disco
• ricezione di posta non certificata
• antispam incluso
• 1GB di archivio di sicurezza
• Servizio di notifica via SMS di avvenuta ricezione di messaggio PEC (50 MB a messaggio) fino a n. 500 destinatari per messaggio
Kit completo di Firma Digitale su BUSINESS KEY LITE (cod. G2003L)
Comprende:
• Business Key con certificato di sottoscrizione e di autenticazione con validità 3 anni
• Archivio storico interno da 1GB
• Software di firma Dike interno
• Manuale operativo
• Servizio di registrazione e certificazione
IL COMUNE ON LINE: ATTUAZIONE DEL "CODICE DELL'AMMINISTRAZIONE DIGITALE"
Un servizio integrato, composto da moduli dinamici e complementari per la gestione ordinaria ed efficace dei servizi on-line che l'Ente dovrà obbligatoriamente fornire ai propri cittadini.
Le fasi del servizio:
• integrazione del sito internet dell'ente
• progettazione ex-novo del sito internet dell'ente
• analisi delle procedure interne e della modulistica
• promozione dei servizi on line
• servizi di feed back e di customer satisfaction
• servizi in abbonamento.
(clicca qui per richiedere informazioni)
ACCREDITAMENTO E INSERIMENTO NELL’INDICE DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
Servizio di accreditamento ed inserimento nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (cod. A2073CONS)
Il servizio prevede la predisposizione e pubblicazione sul Web di dati e informazioni inerenti all'Ente, (ad es. A.O.O.), per la pubblicazione nell'I.P.A. (Indice delle Pubbliche Amministrazioni). Tali informazioni vengono trasmesse al gestore dell'I.P.A. (C.N.I.P.A.) nei formati e con le modalità prestabilite. Il Consulente incaricato Maggioli, in accordo con l'Ente, reperirà tutte le informazioni necessarie inerenti alla struttura interna.
Servizio di aggiornamento dell'IndicePA – abbonamento annuale (cod. A2073CONSAG)
La pubblicazione sull'IndiceP.A. non è un fatto statico, ma dinamico. Ogni variazione all'interno dell'Ente comporta un aggiornamento delle informazioni pubblicate di cui sono direttamente responsabili le singole amministrazioni.
SENDY: INFORMA IL CITTADINO TRAMITE SMS
“Sendy” è la soluzione ottimale per le esigenze informative del Comune. E' un servizio veloce, economico e sicuro che consente all'Ente di comunicare con i propri cittadini via SMS, fornendo informazioni utili su servizi ed argomenti di interesse pubblico.
Con “Sendy” ogni cittadino ha la possibilità di essere informato sulla propria città e sui servizi del Comune in tempo reale direttamente sul proprio cellulare: eventi, news, traffico e viabilità, Convocazione Consiglio Comunale, avvisi di ordine pubblico, comunicazioni istituzionali, scadenze, orari di apertura degli uffici, ecc.
Il servizio è molto adatto anche all’esigenza delle Scuole che possono comunicare direttamente agli studenti/genitori.
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