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Gestione Documentale

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INFORMATICA

MAGGIOLI INFORMATICA

Via Bornaccino, 101
47822 Santarcangelo di Romagna (RN)
Tel. 0541 628380 – Fax 0541 621153
informatica@maggioli.it

I nostri servizi di Document & Content Management consentono di organizzare e valorizzare il patrimonio informativo delle Pubbliche Amministrazioni, di Enti Culturali ed Archivistici, di Professionisti e Aziende di ogni dimensione.

Forniamo consulenza e realizziamo servizi integrati e verticali per un Full Outsourcing dei processi documentali, usando le più evolute tecnologie web based, in conformità alle specifiche tecniche della nuova normativa per la Conservazione di documenti informatici e la Fatturazione Elettronica.

Document composition e Delivery multicanale

Il servizio di “Document Composition e Delivery multicanale” consente di generare i documenti in formato elettronico e di inviarli in forma cartacea solo ai destinatari a cui non è possibile inviarli tramite P.E.C. o e-mail.
I principali servizi:

  • Ricezione periodica di spool di stampa, file informatici o data base dai quali impaginare, impostare graficamente, anche in maniera condizionale, i documenti emessi dall’azienda producendo PDF a norma (non modificabili).
  • Invio tramite Posta Elettronica Certificata Massiva dei documenti ai soggetti dotati di indirizzo PEC.
  • Produzione (stampa/imbustamento) e l’invio cartaceo a tariffe ridotte (Posta Massiva, Posta Premarcata, Recapito diretto tramite altre circuitazioni regionali), dei documenti non inviabili tramite PEC, E-mail, Fax o portali.
  • Caricamento automatico dei documenti nel sistema di conservazione e/o in un sistema di workflow e/o Gestione Elettronica Documentale.

Con il servizio di “digitalizzazione documenti” il caricamento in un sistema di workflow può essere esteso anche documenti ricevuti che vengono tolti dalle buste, ripresi digitalmente, indicizzati ed inseriti nel sistema rendendoli disponibili in rete alle aziende che accedono al servizio.
La gestione e l’invio di comunicazioni fiscali, amministrative ecommerciali mediante piattaforma di Multi Delivery, consente di sfruttare le forme di recapito più consone alla tipologia di documento ed al genere di riscontro necessario, compreso l’invio tramite mail/PEC o tramite Web Services per il deposito nei Portali Regionali (sempre più diffusi).

Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi

Entro l’11 ottobre 2015 tutte le P.A. avrebbero dovuto adeguare i propri sistemi alle regole tecniche in materia di gestione informatica dei documenti (DPCM 3/12/2013 “Regole Tecniche sul Protocollo Informatico”), in questa sede avrebbero dovuto aggiornare non solo i sistemi di protocollo informatico, ma anche il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico. Tra le molteplici novità introdotte dalla normativa vi è anche la produzione del Registro giornaliero di protocollo che sarà generato su supporto digitale e trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione,
garantendone in questo modo l’immodificabilità del contenuto. Il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico deve essere obbligatoriamente pubblicato sul sito web istituzionale dell’ente, garantendo in questo modo la trasparenza delle azioni e diffondendo la condivisione delle scelte strategiche della P.A.

Ciascuna amministrazione deve:

  • individuare formalmente le proprie Aree Organizzative Omogenee (AOO);
  • nominare il responsabile della gestione documentale ed un suo vicario;
  • nell’ambito di amministrazioni con più AOO, nominare il coordinatore della gestione documentale ed un suo vicario;
  • adottare il Manuale di gestione;

Compiti del responsabile della gestione documentale:

  • definire: tempi, modalità e misure organizzative e tecniche finalizzate all’eliminazione dei protocolli di settore;
  • predisporre il Manuale di gestione ed aggiornarlo annualmente. Il manuale non è infatti uno strumento statico, che una volta redatto resta cristallizzato, ma deve essere aggiornato ed adeguati gli allegati che lo compongono come parte integrante;
  • predispone il piano di sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e conservazione dei documenti informatici, d’intesa con il responsabile della conservazione e dei sistemi informativi;
  • definire un adeguato piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati;
  • coordinare la gestione documentale assicurando criteri uniformi di trattamento del documento digitale in ambito di classificazione, archiviazione e comunicazione interna;

Il Manuale di gestione pertanto deve:

  • indicare le modalità per il superamento dei protocolli di settore o di altre registrazioni non previste dalla normativa;
  • pianificare la sicurezza informatica dei documenti;
  • indicare le modalità di utilizzo degli strumenti informatici e dello scambio degli stessi all’interno dell’AOO;
  • descrivere i formati digitali adottati dall’amministrazione per la formazione del documento informatico;
  • indicare l’insieme minimo di metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare;
  • descrivere il flusso di lavorazione per i documenti ricevuti, spediti o interni;
  • indicare le regole di assegnazione e di smistamento della corrispondenza;
  • indicare le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti;
  • elencare i documenti esclusi dalla registrazione e/o soggetti a registrazioni particolari;
  • riportare il sistema di classificazione;
  • riportare le modalità di conservazione delle registrazioni di protocollo;
  • descrivere le funzionalità operative del protocollo e del sistema di gestione informatica dei documenti;
  • individuare i criteri per il rilascio delle abilitazioni.

IL SERVIZIO DI ASSISTENZA TECNICO-ARCHIVISTICA/GIURIDICA PER LA REDAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI

Prevede le seguenti attività:

  • analisi della situazione organizzativa attuale, delle modalità di gestione del protocollo, dell’archivio e degli strumenti a disposizione dell’Ente;
  • identificazione e analisi dei processi e dei procedimenti amministrativi in base alla normativa vigente e alla prassi dell’Ente;
  • rilevazione delle criticità e razionalizzazione del workflow;

Le fasi del servizio:

  1. Stesura e approvazione del Manuale di Gestione
  2. Revisione del titolario di archiviazione e procedure di fascicolazione
  3. Redazione del piano di fascicolazione
  4. Entro il mese di novembre il responsabile del Servizio Archivistico
    provvede a formulare, sulla base del titolario, di concerto con le unità organizzative dell’Amministrazione, il piano della fascicolazione per l’anno successivo.

 

FORMAZIONE ON THE JOB

Il piano formativo proposto intende affrontare nel complesso le problematiche di base relative alla gestione documentale nell’ambito del Servizio Archivistico.

L’attività consiste nella formazione al personale dipendente per l’utilizzo delle corrette procedure di fascicolazione secondo le indicazioni della Soprintendenza dei beni archivistici, individuare le situazioni da regolarizzare, programmare gli steps attuativi e studiare l’introduzione di metodologie e funzionalità avanzate.

 

Fatturazione Elettronica

l nostro servizio di fatturazione elettronica consente alle aziende di espletare quanto previsto dalla legislazione in materia di invio fatture alla Pubblica Amministrazione, evitando onerosi investimenti in software e formazione. Con questo servizio tutte le attività comprese tra l’elaborazione del dato da parte del cliente e la ricezione della fattura da parte della P.A. vengono assolte dal Gruppo Maggioli che si interpone tra il cliente emittente e la P.A. destinataria, svolgendo le seguenti attività:

  • Predisposizione delle procedure di interpretazione dello spool fattura o del flusso dati per la trasformazione in XML FatturaPA
  • Elaborazione periodica dei flussi ricevuti trasformandoli in FatturaPA
  • Firma digitale dei file con certificato di firma del cliente
  • Invio alla PA destinataria del documento mediante i canali informatici previsti
  • Restituzione al cliente del certificato di avvenuto trasferimento
  • Restituzione al cliente di una copia del documento in formato PDF formattato graficamente come le normali fatture non elettroniche emesse ad uso archivio.

Per i clienti che producono un numero limitato di fatture tale da non giustificare i costi di predisposizione dell’infrastruttura, il Gruppo Maggioli potrà generare FatturePA tramite data entry manuale partendo dalla fattura cartacea o in formato PDF.

Conservazione dei documenti informatici

La “Conservazione Digitale” si basa su un insieme di regole tecniche e normative che consentono di congelare e mantenere nel tempo lo stato, il valore e la validità dei documenti informatici trasmessi, garantendo l’adempimento agli obblighi di legge ed il valore fiscale o probatorio degli stessi.

Documenti ai quali si applica

La conservazione dei documenti informatici è applicabile ad ogni fascicolo o documento informatico (firmato o meno) e, al fine di garantire la completezza e la coerenza delle informazioni che si andranno poi a ricercare, da la possibilità di allegare ulteriori documenti, annotazioni, firme, metadati e quant’altro.

  • Registri e Libri (es.: Libro giornale, LUL, registrazioni di protocollo, registri contabili, …)
  • Documenti Fiscali (es.: Fatture elettroniche, notifiche SDI, distinte, ordinativi, …)
  • Dichiarazioni e Atti (es.: Delibere, Determinazioni, Verbali, …)
  • Pratiche e Fascicoli (es.: SUAP, SUE, Fascicoli Elettorali, …)
  • Comunicazioni (es.: PEC, e-mail, circolari, informative, atti giudiziari, …)
  • Documentazione generica (protocollata o meno)
  • Interi titolari di classificazione, adottando il piano di classificazione del cliente (Delibere, Decreti, Ordinanze, Fatture Elettroniche, Contratti, …)

Attivando un processo di Conservazione digitale gli archivi che per legge vanno composti e tenuti per diversi anni possono essere creati utilizzando direttamente i documenti informatici prodotti dal sistema gestionale, oppure ricevuti dalle controparti, senza la necessità di stamparli ed organizzarli in archivio fisico e con la possibilità di integrarli con documenti di origine cartacea (DDT, corrispondenza, ricevute, ecc.).

Come già detto, la soluzione consente un’integrazione nativa con tutti i gestionali Maggioli e fornisce modalità di accesso versatili ed adatte per l’alimentazione sia manuale, sia automatica, anche da altri prodotto gestionali o di conservazione.

Scegliendo un processo di Conservazione digitale integrato si ottengono diversi benefici che consentono una migliore organizzazione dei flussi documentali e degli archivi garantendo una maggiore efficienza e risparmio economico.

I principali Vantaggi

  • Velocità e Sicurezza
  • Riduzione dei costi
  • Rispetto dell’ambiente
  • Assolvimento agli obblighi di Legge
  • Certezza di integrità degli archivi
  • Tutela legale e fiscale
  • Garanzia di continuità operativa

Come funziona

Il servizio genera un set di “archivi virtuali”, riservato per ogni cliente, per i quali vengono stabilite le modalità di versamento dei documenti (caricamento), le frequenze di chiusura dei lotti di conservazione (firma e marca temporale), i tipi di documenti da trattare, ecc…

Tutti gli archivi sono sempre monitorati ed aggiornati nel rispetto della normativa vigente e tutte le attività che li riguardano sono tracciate in log specifici per ogni cliente, anch’essi conservati.

 

Digitalizzazione Documenti

Il servizio di digitalizzazione prevede l’esecuzione di tutte le attività necessarie alla conversione in formato digitale di consistenti quantitativi di documenti cartacei.

Il ciclo industriale di produzione è monitorato in ogni sua fase e prevede diverse sessioni di controllo in fase di preparazione, di scansione e di indicizzazione.

I documenti digitalizzati ed indicizzati possono essere caricati in sistemi ECM (Enterprise Content Management), e possono essere scaricati su CD/DVD autoconsultante oppure possono essere pubblicati sul web document center Maggioli per la consultazione tramite Internet.

L’ambiente di lavorazione è adeguatamente protetto con appositi sistemi di sicurezza attivi e passivi, anti intrusione e anti incendio. Tutti i dati di produzione sono duplicati su appositi Back – Up e conservati in ambienti
sicuri. Tutte le connessioni Intranet/Internet sono protette con le più evolute tecnologie hardware e software.

Maggioli garantisce il totale rispetto di quanto previsto dalla Legge 675/96.

Ciclo di lavorazione

  • Ritiro dei documenti presso la sede del Cliente.
  • Presa in carico, selezione dei documenti, attivazione del processo produttivo.
  • Verifica della conformità e della qualità dei documenti, identificazione e gestione dei documenti non conformi e/o incompleti.
  • Preparazione dei documenti per la scansione, eliminazione clips e punti metallici.
  • Scansione dei documenti tramite scanner rotativi ad alta velocità
  • Conversione in digitale dei documenti in B/N o colori, salvataggio in formato file tiff, pdf, jpeg.
  • Data capture automatico (OCR – ICR – OMR – Barcode)
  • Data entry manuale, assistito e verificato.
  • Associazione indici di ricerca aggiuntivi tramite file/db forniti dal Clienti.
  • Utilizzo file di controllo in linea per eliminazione errori di data entry.
  • Salvataggio immagini e indici in batch di produzione, backUp di sicurezza.
  • Produzione CD/DVD Autoconsultanti (Software di ricerca e visualizzazione a bordo del supporto).
  • Caricamento di immagini ed indici sul sistema ECM del Cliente o su workflow documentale
  • Pubblicazione online di immagini ed indici sul Web Document
    Center Maggioli
  • Firma digitale per conservazione sostitutiva.
  • Produzione e distribuzione su territorio nazionale di CD/DVD Autoconsultanti.

Riproduzione Digitale Documentazione Storica

È possibile riprodurre in digitale ogni genere di documento, volume o rivista. L’introduzione di appositi sistemi di scansione a planetario anche per grandi formati consente infatti ai nostri operatori di digitalizzare documentazione storica ed archivistica come, ad esempio:

  • Volumi rilegati
  • Libri antichi
  • Pergamene
  • Giornali
  • Riviste
  • Mappe
  • Manifesti

L’utilizzo di tecnologie di ripresa ad illuminazione omogenea con luci fredde a led consente la massima garanzia di integrità dell’originale. Appositi sistemi basculanti a “V” di 100/140 gradi permettono la gestione di libri rilegati correggendo la curvatura della pagina dovuta alla costa del libro.

Le immagini digitali prodotte possono essere generate nei formati file più diversi e diffusi: TIFF – JPEG – PDF – PDFA.

Le immagini digitali ed i relativi indici di ricerca possono essere pubblicati on-line tramite il Data Center Maggioli oppure scaricati su supporti DVD e HDD.

 

I nostri servizi di Document & Content Management consentono di organizzare e valorizzare il patrimonio informativo delle Pubbliche Amministrazioni, di Enti Culturali ed Archivistici, di Professionisti e Aziende di ogni dimensione.

Forniamo consulenza e realizziamo servizi integrati e verticali per un Full Outsourcing dei processi documentali, usando le più evolute tecnologie web based, in conformità alle specifiche tecniche della nuova normativa per la Conservazione di documenti informatici e la Fatturazione Elettronica.

I principali servizi

  • Studio di fattibilità sulla base della consistenza e della qualità degli originali
  • Ripresa digitale a planetario
  • Risoluzione digitale da 300 a 600 dpi
  • Riproduzione digitale in modalità bianco/nero – toni di grigio – colore
  • Raddrizzamento e scontorno delle immagini
  • Conversione formato immagini: TIFF, PDF, JPG, etc.
  • Masterizzazione delle immagini digitali su supporto CD/DVD o HDD
  • Indicizzazione e catalogazione delle immagini
  • Elaborazioni OCR per il riconoscimento automatico del testo
  • Produzione Metadati standard ICCU (schema MAG) o METS
  • Produzione supporti con sistemi di ricerca e visualizzazione
  • Pubblicazione on-line di archivi digitali con motore di ricerca

 

Catalogazione e Produzione Metadati

Avvalendosi di personale altamente qualificato, si realizzano servizi di catalogazione e spoglio per documentazione storica ed archivistica, generando i Metadati in conformità alle specifiche previste dall’ICCU secondo il Mag Schema o aggiornando Opac locali o nazionali.

Riproduzione Micrografica

Ancora oggi, nonostante l’evoluzione e la diffusione dei supporti informatici, il microfilm è considerato il supporto più affidabile per la conservazione a lungo termine.

Rispetto alle più moderne tecnologie che presentano una criticità dovuta alla rapida obsolescenza del supporto informatico stesso, il microfilm, nella sua semplicità, fornisce la massima garanzia di conservazione e leggibilità nel tempo.

Maggioli garantisce un servizio di riproduzione micrografica di qualità impeccabile.

Conversione da Microfilm a Digitale

Il microfilm è un supporto adatto alla conservazione nel tempo ma è un supporto poco pratico per l’utilizzo e la diffusione sul web. Per evitare di dover riprendere digitalmente documenti che sono già disponibili su microfilm di buona qualità, con la “conversione digitale” è possibile generare immagini di pari formato a quelle dell’originale con qualità
paritetica a quella ottenuta dagli originali usando un planetario digitale.

Per la conversione dei supporti microfilm, fiche o aperture Card garantiamo elevati standard qualitativi e produttivi grazie alle funzionalità dei nostri scanner di primari produttori quali Nextscan o Wicks & Wilson.

Web Digital Library

Questo servizio consente di pubblicare on-line interi archivi di documenti digitali e navigare nel sito utilizzando il software Seshat, sviluppato da Maggioli per la gestione e la ricerca dei documenti digitali.

Web document service

Internet e le tecnologie Web consentono di superare qualsiasi limite alla distribuzione e all’accesso di informazioni e documenti, con evidenti vantaggi e risparmi per le organizzazioni aziendali.

Tramite l’utilizzo di un browser internet, il Web Document Center Maggioli consente ai propri utenti registrati, abilitati e validati, di accedere ai documenti della propria organizzazione ovunque essi si trovino.

Le nostre soluzioni Web based, consentono di affidare in outsourcing (oltre all’acquisizione documentale e al data capture) anche la gestione dell’applicativo di Content Management con le massime garanzie di sicurezza, affidabilità ed efficienza.

Il Web Document Center Maggioli, consente di sfruttare tutte le potenzialità di un evoluto sistema di Content Management senza che il Cliente debba farsi carico “In House” della gestione, della manutenzione, dell’obsolescenza delle tecnologie.

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