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Comune di Schio: più efficienza interna nel settore edilizia e urbanistica

 

L’intervento di miglioramento rapido, realizzato nel gennaio 2014, era inserito in un progetto più ampio di riorganizzazione dell’ente attorno allo sportello evoluto di terza generazione.

Il Comune di Schio erogava servizi a circa 40.000 abitanti ed impegnava nel servizio edilizia circa 14 addetti di cui 9 tecnici e 5 amministrativi.

La struttura lavorava annualmente circa 330 permessi di costruire, 32 DIA, 275 SCIA, 126 CIL, 142 CPS, 120 idoneità alloggiative, 160 agibilità, 85 pareri di conformità.

Obiettivi:
L’intervento di miglioramento rapido è stato finalizzato a ridurre i tempi di risposta all’esterno, che pure erano già buoni, ed a recuperare livelli di efficienza interna. A seguire (maggio 2014) è stato attivato lo sportello polivalente di terza generazione ed è attualmente in corso il potenziamento del SUAP.

Agente del cambiamento:
Il percorso si è attuato sulla base della precisa volontà dell’Amministrazione. Contributo importante è stato dato dalla responsabile del Servizio Edilizia, l’architetto Alessandra Nicoli e dal dirigente, l’ingegner Andrea Crocioni, direttore generale dr. Raffaello Muraro che fin da subito hanno creduto nel progetto.

Fasi attuative:
Il lavoro si è sviluppato nelle seguenti fasi:

Fase di verifica di fattibilità:
La decisione di avviare la settimana di miglioramento rapido è stata preceduta da un incontro con tutto il personale del Servizio Edilizia  presso il Comune di Montichiari, ente che aveva organizzato il servizio secondo le nuove logiche lean.
Le diffidenze da superare erano racchiuse nella domanda “perché dobbiamo rilasciare i provvedimenti subito se rispettiamo i tempi dei 60 e 90 giorni previsti dalla legge?”. Attenzione è stata posta alla costituzione del gruppo di lavoro, che ha visto la partecipazione, oltre al team che lavorava presso il Servizio Edilizia, della responsabile del futuro sportello polivalente, del responsabile del progetto , della funzionaria dello sviluppo risorse umane e della responsabile della formazione oltre al referente informatico.

Fase di preparazione:
Il gruppo di lavoro ha iniziato l’intervento con la ricostruzione dell’organigramma reale della struttura organizzativa e con la rilevazione dei processi di lavorazione, i volumi lavorati e con l’impegno lavorativo di ogni persona dell’ufficio sugli output erogati. Inoltre si sono rilevati i dati con i trend degli ultimi anni dei volumi erogati e delle pratiche in giacenza (i WIP).
Al termine il gruppo ha formalizzato gli obiettivi di miglioramento attesi con la settimana di miglioramento.

Fase di realizzazione:
Il primo giorno il gruppo ha rappresentato la mappa del flusso del valore nella situazione in essere dei processi prioritari ed a seguire ha effettuato l’osservazione diretta sul campo delle quattro fasi della lavorazione in essere.
Tra gli apprendimenti appresi il gruppo ha riportato le seguenti notazioni:
– i programmi informatici di gestione del protocollo e dell’edilizia non si parlavano,
– l’assegnazione delle pratiche all’istruttore non considerava i carichi di lavoro,- la protocollazione dei messaggi multipli, delle integrazioni e gestione dei file era macchinosa                           ,
– l’anagrafica dei residenti doveva essere riallineata per evitare l’inserimento manuale,
– la pre-istruttoria assorbiva 65 minuti di tempo effettivo di lavorazione,
– le frasi tipo nel supporto informativo non erano aggiornate,
– le check list non seguivano correttamente l’iter operativo,
– si doveva inserire nella domanda l’asseverazione della legittimità dello stato di fatto,
– si potevano determinare le misure nel pdf,
– si dovevano chiedere al professionista il supporto informatico del conteggio oneri.

Nel secondo giorno il gruppo ha effettuato l’istruttoria di un permesso di costruire in presa diretta con il professionista, ha definito i nuovi flussi per l’accesso agli atti ed infine ha definito la migliore modalità di gestione informatica degli allegati.

Tra gli apprendimenti appresi nel giorno il gruppo ha riportato le seguenti notazioni:
– l’assistenza era utile, serviva anche come aggiornamento dei professionisti esterni,
– si doveva dare supporto ai professionisti e preparare le check list per migliorare la qualità delle pratiche in ingresso,
– i colleghi esterni all’ufficio aiutavano a migliorare in quanto vedevano con distacco le possibilità di miglioramento,
– si riteneva di aver bisogno di assistenza da parte delle funzioni di staff dell’ente.

Nel terzo giorno il gruppo ha realizzato il flusso nello “stato dello futuro” dei permessi di costruire e delle DIA.Ha poi realizzato il flusso dello “stato attuale” per le idoneità alloggiative, ha preparato l’agenda lavori dell’ufficio nella nuova situazione, ha deciso le nuove modalità di protocollazione ed ha iniziato a fare le nuove check list di supporto ai professionisti.

Tra gli apprendimenti del giorno appresi il gruppo ha riportato le seguenti notazioni:
– si poteva ridurre l’impegno di lavoro per l’accesso agli atti,
– il confronto con i professionisti era stato riscontrato sempre utile,
– bisognava tenere l’attuale protocollo sganciato dal programma operativo informatico,
– si poteva protocollare direttamente presso il Servizio Edilizia,
– si aveva la disponibilità della PEC dedicata all’edilizia.

Nel quarto giorno il gruppo ha realizzato altre due istruttorie con i professionisti in logica di flusso continuo e quindi con l’istruttoria in presa diretta, ha fatto l’analisi dei WIP ed ha impostato il relativo piano di smaltimento,e l’agenda del miglioramento per passare dalla situazione attuale alla situazione futura.

Tra gli apprendimenti appresi il gruppo ha riportato le seguenti notazioni:
– in 2 mesi si potevano smaltire i WIP recenti (100 pratiche),
– in 5 mesi si potevano smaltire i WIP degli ultimi 5 anni,
– il valore economico dei WIP tra oneri e diritti valeva 850.000 euro.
Nel quinto giorno il gruppo ha preparato la relazione finale, ha completato l’agenda di miglioramento ed ha effettuato la presentazione alla direzione.

Fase di follow up:
A distanza di circa due mesi il gruppo si è ritrovato alla presenza del dirigente responsabile e del direttore generale per verificare il livello di attuazione dell’agenda del miglioramento, per verificare le eventuali “ritarature” da fare  e per valutare i risultati ottenuti rispetto a quelli programmati.

Aspetti salienti:
I principali aspetti caratterizzanti l’esperienza possono essere così riepilogati: oltre al passaggio alla lavorazione a flusso continuo di tutte le pratiche edilizie che rappresenta sempre un salto importante, l’esperienza si è caratterizzata per il passaggio alla lavorazione a flusso continuo anche delle pratiche di rilascio delle idoneità alloggiative e del rilascio delle agibilità.
Inoltre si sono sviluppate le modalità di lavorazione della documentazione in digitale.
Altro elemento caratterizzante ha riguardato la definizione puntuale del piano di eliminazione delle giacenze e della impostazione del sistema di gestione a vista per monitorare l’attuazione del piano.

Risultati ottenuti:
A fronte delle soluzioni di miglioramento adottate i risultati riportati sono stati i seguenti:
– riduzione dei tempi effettivi di lavorazione dei permessi di costruire da 7,5 a 4 ore (47%),
– riduzione dei tempi di attraversamento dei permessi di costruire da 100 a 13 giorni (87 %),
– riduzione dei tempi effettivi di lavorazione delle agibilità da 8,5 ore a 4,4 ore (48 %),
– riduzione dei tempi di rilascio delle agibilità da 34 – 84 giorni a 5 (85 – 94 %),
– riduzione dei tempi effettivi di lavorazione delle idoneità alloggiative da 37 minuti – 3 ore (con sopralluogo) a 20 – 85 minuti (48 %),
– riduzione dei tempi di rilascio delle agibilità da 3 – 18 giorni (con sopralluogo) a immediato (100 %) se duplicato ed a 6 giorni se richiede il sopralluogo (67 %),
– riduzione dei tempi di rilascio degli accessi agli atti da 23 giorni a 5 giorni,
– recupero degli oneri di urbanizzazione: almeno 450.000 euro (su 850.000 potenziali).

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